TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP CÓ NÊN SỬ DỤNG HAY KHÔNG?

Tổng đài điện thoại là gì? Có nên sử dụng trong doanh nghiệp hay không? Đây là hai vấn đề đầu tiên các doanh nghiệp luôn băn khoăn suy nghĩ khi biết đến tổng đài điện thoại. Và nhiều vấn đề khác nữa mà bài viết dưới đây sẽ khiến bạn hiểu hơn về tổng đài điện thoại.

1. Tổng đài điện thoại là gì?

     Hiểu theo cách thông thường thì tổng đài điện thoại là một hệ thống đường dây liên lạc gồm máy chính và các máy nhánh được đặt ở các phòng ban. Giúp cho việc liên lạc nội bộ và liên lạc ngoài một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp, dễ dàng.

     Theo nghĩa chuyên môn: tổng đài điện thoại là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau và thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp cụ thể, ví dụ như các nhà mạng VNPT, Viettel, FPT…

2. Doanh nghiệp có nên sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ hay không?

a, Tầm quan trọng của tổng đài điện thoại

    -Theo thống kê của các doanh nghiệp thì 70% các doanh nghiệp trong quá trình làm việc đều cần phải đến sự trao đổi giữa các phòng ban và các nhân viên.

    -Đối với doanh nghiệp kinh doanh bán hàng thì việc khách hàng liên hệ làm số lượng cuộc gọi càng lớn hơn. Vì thế nên bất kì một mô hình doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng tổng đài điện thoại.

    -Với những tính năng linh hoạt như: trao đổi thông tin hình ảnh, tự động kết nối các phòng ban, quản lí cước phí cuộc gọi thì tổng đài điện thoại đem lại vô vàn các tính năng khác giúp người sử dụng dễ dàng thao tác cũng như quản lí, ngoài ra còn tiết kiệm chi phí rất nhiều.

    -Đặc biệt tổng đài điện thoại là uy tín cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với khách hàng. Khi bất kì khách hàng nào muốn mua một sản phẩm nào đó. Họ sẽ đắn đo khi tìm hiểu thông tin của một doanh nghiệp. 

      +Liệu doanh nghiệp này có bán hàng tốt không? Doanh nghiệp họ nằm ở đâu? Dịch vụ chăm sóc khách hàng như nào? Và có hàng ngàn câu hỏi khác được đặt ra thì tổng đài điện thoại đã giải quyết được những câu hỏi mang tính chất trao niềm tin. 

      +Bởi một doanh nghiệp uy tín cần có sự liên hệ, trao đổi, tương tác với khách hàng để tránh bị hiểu nhầm là doanh nghiệp ảo. Nếu có hệ thống tổng đài điện thoại, bước đầu doanh nghiệp đã giữ chân được vị khách đó.

b, Những vấn đề khiến cho doanh nghiệp nên lắp đặt tổng đài điện thoại

    -Khi doanh nghiệp bạn làm telesale thì bạn cần phải có một hệ thống giúp lưu trữ thông tin khách hàng một cách chi tiết nhất và phải giữ được liên lạc với tất cả các khách hàng, đưa ra những dịch vụ chăm sóc riêng nhằm giữ họ ở lại với những lần mua kế tiếp. Thì tổng đài điện thoại sẽ giúp bạn làm việc đó, bất kì một khách hàng nào gọi điện đến doanh nghiệp cũng không bị bỏ lỡ vì máy bận hay những lí do khác.

    -Khi doanh nghiệp bạn có nhiều cuộc gọi giữa các phòng ban thì việc có một tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp là điều cần thiết để giảm chi phí về giá cước, công việc của lễ tân hay chi phí nhân viên quản lí cuộc gọi.

    -Khi doanh nghiệp quá nhiều phòng ban mà khách hàng hay đối tác không biết gọi cho ai. Tổng đài điện thoại sẽ giúp những người muốn kết nối với doanh nghiệp sẽ không bị bỡ ngỡ. Từ đó công việc sẽ suôn sẻ và dễ dàng hơn.

     -Khi bạn muốn cung cấp thông tin của doanh nghiệp mình tới khách hàng và đối tác thông qua các trang mạng facebook, website hay quảng cáo,...

c, Các tổng đài điện thoại phổ biến

     Qua hai mục trên thì câu trả lời đã đặt ra ban đầu là: những doanh nghiệp vừa và lớn để tăng tính hệ thống cũng như sự phát triển, khẳng định uy tín, chuyên nghiệp thì nên sử dụng tổng đài điện thoại.

    -Hiện nay trên thị trường, đa số các doanh nghiệp đều sử dụng tổng đài điện thoại với kĩ thuật IP vì tính năng đa dạng hơn Analog và có thể mở rộng đường truyền không hề phức tạp.

    -Một số hãng tổng đài điện thoại mà các doanh nghiệp có thể tham khảo là: Panasonic, LG, Grandstream,...

3. Kết luận

     Với thị trường kinh doanh ngày càng phát triển như hiện nay, để cạnh tranh với đối thủ, các doanh nghiệp cần có một tổng đài điện thoại để nâng cao năng suất làm việc hiệu quả. 

Nhật Thực Camera chuyên tư vấn và lắp đặt tổng đài điện thoại Hải Phòng cho doanh nghiệp, nhà xưởng. Chi tiết quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NHẬT THỰC
GPKD số  0201572430 do Sở KH&ĐT Hải Phòng cấp ngày 08/09/2014
Địa chỉ: 100B Nguyễn Lương Bằng - Kiến An - Hải Phòng
Điện thoại: 02253.878.878 / 02256.552.639
Hotline: 0946.79.81.83 / 0989.132.626
Email: nhatthuchp@gmail.com