Hướng dẫn điền Mẫu 25 điều kiện giám sát Hải quan (Phụ lục VII Nghị định 18)

Hồ sơ xin xác nhận đủ điều kiện giám sát hải quan là yêu cầu bắt buộc đối với Doanh nghiệp chế xuất (DNCX) trước khi đi vào hoạt động, đặc biệt liên quan đến hệ thống camera giám sát hải quan theo quy định. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ và kéo dài thời gian thẩm định chỉ vì điền sai hoặc thiếu thông tin trong mẫu 25 điều kiện giám sát. Điều này gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất – xuất nhập khẩu và phát sinh nhiều vấn đề phiền toái khác.

Vậy nên, Nhật Thực sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước điền mẫu, giúp doanh nghiệp hiểu đúng yêu cầu, chuẩn bị hồ sơ chuẩn chỉnh và tránh các lỗi thường gặp khi xin xác nhận đủ điều kiện giám sát hải quan.

Mẫu 25 Phụ lục VII Nghị định 18 là gì?

Mẫu 25 phụ lục VII Nghị định 18 (Nghị định 18/2021/NĐ-CP) là Thông báo về việc đã hoàn thành xây dựng, lắp đặt thiết bị đáp ứng điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan đối với doanh nghiệp chế xuất (DNCX).

Nội dung chính trong mẫu 25 sẽ bao gồm các thông tin như:

• Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư,...
• Xác nhận đã hoàn thành các điều kiện về: hàng rào cứng, hệ thống camera (có khả năng lưu giữ hình ảnh tối thiểu 12 tháng) và phần mềm quản lý hàng hóa nhập khẩu.
• Thời điểm doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động.
• Lời cam đoan và đề nghị cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra thực tế để xác nhận điều kiện.

Thời điểm nộp mẫu 25 điều kiện giám sát là sau khi DNCX đã hoàn thiện lắp đặt camera, tường rào và phần mềm quản lý. Trong vòng tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo theo mẫu này, cơ quan hải quan sẽ thực hiện kiểm tra thực tế điều kiện giám sát tại doanh nghiệp.

Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu 25 điều kiện giám sát (Từng bước)

Để đảm bảo hồ sơ xin xác nhận đủ điều kiện giám sát hải quan chuẩn chỉnh theo mẫu 25 phụ lục VII Nghị định 18 thì các doanh nghiệp có thể tham khảo cách điền như sau:

Phần thông tin chung của doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp: Ghi đầy đủ tên tiếng Việt của doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
• Mã số thuế: Điền chính xác mã số thuế 10 số do cơ quan Thuế cấp cho doanh nghiệp
• Địa chỉ trụ sở/nhà xưởng: Ghi rõ số nhà, đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố nơi DNCX đặt trụ sở sản xuất. Lưu ý địa chỉ này phải khớp với địa chỉ ghi trong hồ sơ dự án đầu tư DNCX

Phần mô tả hệ thống Camera giám sát (Quan trọng nhất)

Về thông số kỹ thuật, yêu cầu điền rõ các thông tin về camera tại mẫu 25 điều kiện giám sát. Bao gồm:

• Độ phân giải
• Chuẩn nén (H.265+)
• Thời gian lưu trữ (ghi rõ 12 tháng)

Về vị trí quan sát, doanh nghiệp cần liệt kê cụ thể các vị trí đã lắp đặt camera để đảm bảo độ bao phủ toàn bộ. Cụ thể là:

• Cổng/cửa ra, vào: Ghi rõ số lượng camera tại từng cổng chính, cổng phụ, cửa kho dành cho phương tiện và người đi bộ.
• Vị trí lưu giữ hàng hóa: Mô tả các khu vực kho bãi, nơi tập kết hàng hóa nhập khẩu, nguyên liệu sản xuất và sản phẩm xuất khẩu.

Về khả năng vận hành 24/24, doanh nghiệp cần xác nhận hệ thống hoạt động liên tục 24/24 giờ, bao gồm cả ngày nghỉ và ngày lễ. Lưu ý, phải ghi rõ khả năng quan sát trong điều kiện thiếu sáng (ví dụ: camera có hồng ngoại) để đảm bảo hình ảnh rõ nét vào ban đêm.

Về thông tin kết nối và lưu trữ dữ liệu trong mẫu 25 điều kiện giám sát, do đây là phần quan trọng nhất để cơ quan Hải quan chấp thuận nên cần ghi:

• Kết nối trực tuyến: Ghi rõ "Hệ thống camera đã được kết nối trực tuyến với cơ quan Hải quan quản lý". Bạn nên đính kèm thông tin về địa chỉ IP, tài khoản và mật khẩu truy cập (hoặc phương thức kết nối theo Quyết định 247/QĐ-TCHQ)
• Thời gian lưu trữ: Khẳng định "Dữ liệu hình ảnh được lưu giữ tại doanh nghiệp tối thiểu 12 tháng"

=>> Ví dụ: Hệ thống bao gồm [Số lượng] camera IP [độ phân giải bao nhiêu], lắp đặt tại [02] cổng ra vào và toàn bộ [03] khu vực kho lưu giữ hàng hóa. Hệ thống vận hành 24/24 giờ, dữ liệu hình ảnh được lưu trữ tại đầu ghi dung lượng lớn trong 12 tháng và đã thực hiện kết nối, truyền tín hiệu trực tiếp về Chi cục Hải quan [Tên Chi cục] qua đường truyền Internet tốc độ cao.

Lưu ý: Trước khi gửi mẫu 25 điều kiện giám sát, doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn kỹ thuật về giao thức kết nối (như ONVIF hoặc HTTP) hay tiêu chuẩn kỹ thuật camera để đảm bảo hệ thống tương thích với Trung tâm giám sát của Hải quan

Phần mô tả hạ tầng mạng và phần mềm quản lý

Phần mô tả hạ tầng mạng và kết nối là phần bổ trợ để chứng minh phần mềm và hệ thống camera có thể vận hành ổn định và truyền dữ liệu cho cơ quan Hải quan. Tại đây, doanh nghiệp có thể điền:

• Hạ tầng mạng: Mô tả sơ lược về hệ thống mạng nội bộ (LAN), đường truyền Internet (ghi rõ tốc độ băng thông, nhà cung cấp) đảm bảo kết nối thông suốt 24/7.
• Phương thức kết nối: Nêu rõ cách thức chia sẻ dữ liệu với cơ quan Hải quan. Đối với phần mềm, doanh nghiệp cam kết sẵn sàng trích xuất dữ liệu khi có yêu cầu kiểm tra. Đối với dữ liệu camera, mô tả hạ tầng máy chủ (Server) hoặc đầu ghi (NVR) có khả năng lưu trữ tối thiểu 12 tháng.

Đối với phần mô tả phần mềm quản lý hàng hóa trong mẫu 25 điều kiện giám sát, doanh nghiệp cần khẳng định phần mềm có khả năng quản lý chi tiết hàng hóa nhập khẩu thuộc diện không chịu thuế. Cụ thể:

• Tên phần mềm: Ghi rõ tên phần mềm đang sử dụng (ví dụ: SAP, Oracle, ERP tự xây dựng, hoặc các phần mềm kế toán/kho chuyên dụng).
• Khả năng quản lý: Ghi rõ phần mềm quản lý được theo dõi Nhập - Xuất - Tồn cho từng mã nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và sản phẩm.
• Chức năng báo cáo: Xác nhận phần mềm có chức năng kết xuất dữ liệu báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hàng hóa theo đúng mẫu biểu quy định của pháp luật Hải quan (thông thường là theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC).

Các tài liệu bắt buộc phải đính kèm theo Mẫu 25

Theo quy định tại Nghị định 18/2021/NĐ-CP và các hướng dẫn liên quan từ cơ quan Hải quan, khi nộp mẫu 25 điều kiện giám sát doanh nghiệp (DNCX) cần đính kèm các tài liệu và hồ sơ minh chứng sau:

Hồ sơ pháp lý bắt buộc

• Thông báo theo Mẫu số 25: Bản chính có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp): Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu, trong đó thể hiện mục tiêu dự án là doanh nghiệp chế xuất.

Tài liệu minh chứng điều kiện vật chất

• Sơ đồ mặt bằng tổng thể: Thể hiện rõ vị trí hàng rào cứng, các cổng ra vào và khu vực lưu giữ hàng hóa (kho bãi)
• Sơ đồ lắp đặt hệ thống Camera: Vị trí các mắt camera tại cổng và kho, kèm theo bảng kê thông số kỹ thuật của camera (độ phân giải, khả năng quan sát ban đêm)
• Tài liệu về kết nối dữ liệu: Thông tin cung cấp tài khoản truy cập, địa chỉ IP hoặc đường link để cơ quan Hải quan thực hiện kết nối trực tuyến kiểm tra hệ thống camera
• Thuyết minh phần mềm quản lý: Bản mô tả các tính năng của phần mềm (như ERP, phần mềm kế toán) chứng minh khả năng chiết xuất báo cáo Nhập - Xuất - Tồn theo quy định của Bộ Tài chính.
• Bản cam kết (nếu là doanh nghiệp mới): Đối với các nhà đầu tư mới đang trong quá trình xây dựng, cần có bản cam kết về thời điểm hoàn thành và đáp ứng đủ các điều kiện giám sát.

=>> Lưu ý: Hồ sơ cần có tính đồng nhất với thực tế và có thể nộp trực tiếp tại Chi cục Hải quan quản lý hoặc nộp thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan để đẩy nhanh tiến độ xử lý.

Những lỗi sai thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Trên thực tế, các doanh nghiệp chế xuất (DNCX) thường mắc phải một số lỗi sai cơ bản khi điền mẫu 25 điều kiện giám sát dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian công nhận. Dưới đây là những lỗi sai thường gặp mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Lỗi 1: Sơ đồ camera không trùng khớp với vị trí thực tế

Đây là lỗi rất phổ biến do doanh nghiệp cung cấp sơ đồ lý thuyết nhưng khi cơ quan Hải quan xuống kiểm tra thực tế, vị trí lắp đặt, góc quay, hoặc số lượng camera không đúng như khai báo và không bao quát được hết các vị trí trọng yếu (cổng, kho hàng).

• Lỗi 2: Không ghi rõ thời gian lưu trữ dữ liệu

Hồ sơ xin xác nhận đủ điều kiện giám sát hải quan của các DNCX thường thiếu cam kết hoặc ghi sai thời gian lưu trữ hình ảnh. Trong khi đó, yêu cầu bắt buộc là phải lưu trữ tối thiểu 12 tháng (24/24 giờ) và phải có khả năng trích xuất khi Hải quan yêu cầu.

• Lỗi 3: Thiếu thông tin về hệ thống điện dự phòng (UPS)

Mặc dù Nghị định 18 không quy định chi tiết UPS là bắt buộc trong mẫu 25 điều kiện giám sát nhưng để đảm bảo hệ thống camera và hạ tầng mạng hoạt động liên tục 24/7 (kể cả khi mất điện lưới) thì Hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp có giải pháp dự phòng điện. Do đó, việc không đề cập giải pháp này trong mô tả có thể là lý do bị từ chối do không đảm bảo tính liên tục của giám sát.

Dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ trọn gói của Nhật Thực

Việc hoàn thiện mẫu 25 điều kiện giám sát không chỉ dừng lại ở việc điền thông tin, mà còn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tránh các sai sót dẫn đến phải làm lại hồ sơ hay bổ sung thêm. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn hoặc thấy các thủ tục quá phức tạp, hãy để Nhật Thực đồng hành cùng gói dịch vụ đặc biệt.

Gói dịch vụ "Chìa khóa trao tay" của Nhật Thực sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đơn giản hóa mọi quy trình với những lợi ích vượt trội như:

• Cam kết hồ sơ chuẩn 100%: Chúng tôi nắm vững các quy định của Nghị định 18 và các văn bản hướng dẫn mới nhất (như Quyết định 247/QĐ-TCHQ), đảm bảo hồ sơ của bạn được phê duyệt ngay từ lần nộp đầu tiên.
• Loại bỏ lỗi sai thường gặp: Triệt tiêu hoàn toàn các sai sót về vị trí camera, thông số kỹ thuật hay hạ tầng mạng thường khiến hồ sơ bị trả lại.
• Hỗ trợ giải trình tận nơi: Các kỹ sư của Nhật Thực sẽ cùng doanh nghiệp trực tiếp giải trình với cơ quan Hải quan về tính đáp ứng của hệ thống, giúp quá trình hậu kiểm diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ.
• Tối ưu chi phí: Tránh tình trạng phải sửa chữa, lắp đặt lại hệ thống do ban đầu làm không đúng chuẩn.

Link tải:

Tải về Mẫu số 25 (File Word có thể chỉnh sửa được tại công ty Nhật Thực)

*Lưu ý: Sau khi tải về vui lòng thay thế các thông tin trong file tải về cho phù hợp. Cần hỗ trợ vui lòng liên hệ: 0946.79.81.83

Việc hoàn thiện mẫu 25 điều kiện giám sát hải quan không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là bước ngoặt quan trọng để doanh nghiệp chế xuất (EPE) chính thức hưởng các ưu đãi về thuế. Với gói dịch vụ "Chìa khóa trao tay" làm hồ sơ EPE trọn gói của Nhật Thực, chúng tôi cam kết loại bỏ mọi sai sót hay thiếu hụt thông tin và giúp doanh nghiệp có hồ sơ chuẩn chỉnh nhất

---

Thông tin liên hệ Công Ty Nhật Thực
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Nhật Thực
Địa chỉ: 100B Nguyễn Lương Bằng, Kiến An, Hải Phòng
Số điện thoại: 0946.79.81.83 / 0989.132.626
Email: info@nhatthuc.com.vn
Website: nhatthuc.com.vn