Hải quan kiểm tra DNCX: Quy trình và checklist chuẩn bị

Kỳ kiểm tra của Cơ quan Hải quan luôn là thử thách lớn đối với các doanh nghiệp chế xuất mới thành lập hoặc mở rộng sản xuất. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ hồ sơ pháp lý đến cơ sở vật chất để quá trình Hải quan kiểm tra DNCX diễn ra thuận lợi. Từ đó, giúp nhà xưởng sớm đi vào hoạt động và hưởng các chính sách thuế quan ưu đãi.

Nhiều doanh nghiệp thường lúng túng trong khâu chuẩn bị cơ sở vật chất và tổng hợp giấy tờ trước ngày Hải quan đến khảo sát. Thấu hiểu những vướng mắc đó, Công Ty Nhật Thực tổng hợp checklist những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị để phục vụ quá trình kiểm tra của Cơ quan chức năng. 

Checklist chuẩn bị kiểm tra hải quan DNCX

Trước khi Cơ quan Hải quan đến làm việc, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ điều kiện theo một checklist kiểm tra DNCX thống nhất. 3 nhóm công việc quan trọng cần chú ý gồm hồ sơ, hạ tầng và hệ thống giám sát.

1. Giai đoạn trước khi hải quan đến kiểm tra

Doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện mọi giấy tờ pháp lý và thi công xong toàn bộ hạ tầng kỹ thuật trước ngày gửi thông báo. Dưới đây là các hạng mục doanh nghiệp phải tự rà soát và chuẩn bị đầy đủ.

Chuẩn bị hồ sơ và thủ tục pháp lý

Dưới đây là các hồ sơ cần chuẩn bị:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận mục tiêu dự án là doanh nghiệp chế xuất. 

• Hợp đồng thuê đất, thuê nhà xưởng hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp pháp của nhà xưởng.

• Bản vẽ sơ đồ mặt bằng tổng thể thể hiện rõ ranh giới ngăn cách khu đất, vị trí các cổng ra vào, các kho lưu giữ nguyên liệu, thành phẩm và bãi tập kết hàng hóa.

• Bản mô tả hệ thống giám sát và phần mềm thể hiện đầy đủ thông số kỹ thuật camera, thời gian lưu trữ hình ảnh và phần mềm quản lý hàng hóa nhập khẩu phục vụ báo cáo quyết toán nhập, xuất, tồn kho.

• Doanh nghiệp hoàn thiện thông báo mẫu số 25 kèm toàn bộ tài liệu để nộp lên Chi cục Hải quan quản lý.

Hoàn thiện điều kiện giám sát hải quan về hạ tầng cơ sở vật chất

Khi Hải quan kiểm tra DNCX, cán bộ sẽ trực tiếp đối chiếu hiện trường với hồ sơ. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ cơ sở vật chất trước ngày làm việc. Các hạng mục cần chuẩn bị gồm:

• Tường rào ranh giới: Tường gạch hoặc hàng rào thép kiên cố bao quanh toàn bộ ranh giới, chiều cao tối thiểu 2 mét và không có lỗ hổng.

• Cổng kiểm soát an ninh: Cửa cổng đóng mở chắc chắn, tích hợp barrier tự động, có cabin bảo vệ túc trực để kiểm tra người và phương tiện.

• Khu vực lưu giữ hàng hóa: Kho nguyên liệu nhập khẩu, kho thành phẩm và kho phế liệu có biển tên phân định rõ ràng bằng vạch sơn kẻ sàn và có gắn bảng định danh.

• Bãi bốc dỡ hàng hóa: Khu vực xuất nhập hàng có mái che, bố trí mặt bằng thông thoáng cho xe container ra vào thuận tiện.

Lắp đặt hệ thống camera, đường truyền và lưu trữ đúng quy định

Theo Quyết định số 247/QĐ-TCHQ/2022, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống camera hải quan đạt chuẩn như sau:

• Vị trí lắp đặt thiết bị: Doanh nghiệp có trách nhiệm trang bị hệ thống camera giám sát trực tuyến với cơ quan Hải quan tại các điểm như cổng ra vào, khu vực kho, bãi lưu trữ và toàn bộ bên trong kho, kể cả khu vực chứa hàng hóa không chịu thuế nhằm đảm bảo kiểm soát liên tục.

• Tiêu chuẩn kỹ thuật: Hệ thống camera cần ghi hình với độ phân giải Full HD 1920 × 1080, hỗ trợ quan sát ban đêm bằng hồng ngoại, sử dụng chuẩn nén H.264 hoặc H.265/

• Thời gian vận hành: Hệ thống camera phải hoạt động liên tục ở tất cả các thời điểm trong ngày (24/24 giờ, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ).

• Thời hạn lưu giữ dữ liệu: Dữ liệu hình ảnh từ camera bắt buộc phải được lưu giữ tại doanh nghiệp chế xuất với thời gian tối thiểu 12 tháng.

• Yêu cầu kết nối và truyền dẫn: Dữ liệu hình ảnh camera của doanh nghiệp chế xuất phải được kết nối trực tuyến với Cơ quan Hải quan quản lý để phục vụ công tác giám sát.

2. Giai đoạn trong khi kiểm tra thực tế DNCX

Vào ngày đoàn công tác làm việc tại trụ sở, các phòng ban cần phối hợp nhịp nhàng để hỗ trợ quá trình kiểm tra diễn ra nhanh gọn:

• Phân công người tiếp đoàn: Ban giám đốc, phụ trách phòng xuất nhập khẩu và kỹ sư IT trực tiếp tham gia giải trình số liệu.

• Chuẩn bị phương tiện trích xuất: Máy tính kết nối màn hình lớn tại phòng họp, đăng nhập sẵn phần mềm xem camera để trình chiếu khi có yêu cầu.

• Trích xuất dữ liệu mẫu: Kỹ thuật viên thao tác mở lại các đoạn video ghi hình từ 3 tháng hoặc 6 tháng trước để chứng minh khả năng lưu trữ.

• Phối hợp khảo sát thực địa: Nhân sự dẫn cán bộ kiểm tra dọc theo hàng rào bao quanh, các chốt an ninh và vị trí bốc dỡ nguyên vật liệu.

3. Giai đoạn sau khi kết thúc đợt kiểm tra

Sau khi hoàn tất kiểm tra, doanh nghiệp phải thực hiện ngay các bước hoàn tất thủ tục và xử lý các vấn đề phát sinh:

• Ký nhận biên bản hiện trường: Người đại diện pháp luật rà soát kỹ từng câu chữ ghi trong biên bản làm việc trước khi ký tên và đóng dấu.

• Theo dõi kết quả thông báo: Phòng xuất nhập khẩu cập nhật văn bản trả lời chính thức từ Chi cục Hải quan trong thời hạn luật định.

• Lập phương án sửa đổi nếu có: Doanh nghiệp nhanh chóng lên phương án khắc phục các vị trí chưa đạt chuẩn trong thời hạn tối đa 30 ngày.

• Nộp báo cáo giải trình: Doanh nghiệp gửi công văn báo cáo kèm theo hình ảnh, video minh chứng các hạng mục đã hoàn thiện để đề nghị kiểm tra lại.

Quy trình hải quan kiểm tra DNCX

Trình tự làm việc của cơ quan hải quan bao gồm các bước sau:

• Bước  - Tiếp nhận hồ sơ thông báo: Cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ mẫu số 25 do doanh nghiệp gửi đến trong vòng 3 ngày làm việc.

• Bước 2 - Ra quyết định kiểm tra: Cục Hải quan hoặc Chi cục Hải quan ban hành quyết định thành lập đoàn kiểm tra thực tế tại trụ sở nhà máy.

• Bước 3 - Tiến hành kiểm tra thực tế DNCX: Đoàn cán bộ kiểm tra điều kiện sản xuất, điều kiện giám sát tại doanh nghiệp, đối chiếu giấy tờ pháp lý với hiện trạng thực tế.

• Bước 4 - Lập biên bản kiểm tra: Cán bộ hải quan cùng đại diện doanh nghiệp ký xác nhận biên bản ghi nhận hiện trạng cơ sở vật chất thực tế.

• Bước 5 - Thông báo kết luận kiểm tra: Chi cục Hải quan ban hành văn bản xác nhận doanh nghiệp đáp ứng hoặc chưa đáp ứng điều kiện giám sát hải quan.

Các lỗi thường gặp khiến DNCX bị đánh giá không đạt

 Phần lớn vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp không đầu tư hạ tầng mà xuất phát từ việc triển khai thiếu đồng bộ. Khi rà soát checklist kiểm tra DNCX, cần đặc biệt chú ý các lỗi sau:

• Camera bị che khuất tầm nhìn: Góc quay camera bị tán cây, mái tôn hoặc kiện hàng che lấp khiến hình ảnh ra vào cổng không rõ ràng.

• Dung lượng ổ cứng lưu trữ thiếu: Ban quản lý chọn thiết bị dung lượng nhỏ khiến dữ liệu video tự động xóa đè trước thời hạn 12 tháng.

• Hình ảnh ban đêm bị tối: Thiết bị ghi hình không có đèn hồng ngoại công suất lớn, dẫn đến việc không nhận diện được biển số xe khi trời tối.

• Tường bao bị hở chân rào: Ranh giới khuôn viên còn nhiều khe hở hoặc hàng rào lưới thép bị võng, không đạt chiều cao tiêu chuẩn 2 mét.

• Tín hiệu mạng chập chờn: Tốc độ đường truyền internet quá chậm khiến cán bộ hải quan không thể xem dữ liệu camera từ xa.

Lời khuyên giúp DNCX vượt qua kỳ kiểm tra giám sát hải quan

Chủ đầu tư nên tổ chức một buổi kiểm tra thử nghiệm nội bộ trước ngày cơ quan chức năng đến làm việc khoảng 2 tuần. Việc chạy thử toàn bộ hệ thống camera và mô phỏng thao tác trích xuất dữ liệu giúp kỹ thuật viên phát hiện ngay các lỗi phần mềm. Doanh nghiệp cần lựa chọn thiết bị ghi hình chuyên dụng, trang bị nguồn điện dự phòng UPS và thiết lập đường truyền internet tốc độ cao để đảm bảo hệ thống vận hành liên tục không gián đoạn.

Nếu bạn đang băn khoăn DNCX cần chuẩn bị gì khi hải quan kiểm tra, hãy kết nối ngay với Nhật Thực. Chúng tôi là đơn vị chuyên về hệ thống an ninh công nghiệp tại các khu chế xuất, cung cấp giải pháp toàn diện từ khảo sát mặt bằng, thi công cơ sở vật chất, hệ thống an ninh đạt chuẩn. Hãy liên hệ với Công Ty Nhật Thực ngay hôm nay để được tư vấn, khảo sát và báo giá nhanh chóng nhất!