Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Lắp đặt tổng đài điện thoại là nhu cầu giao tiếp cơ bản của tất cả các doanh nghiệp vừa và lớn hiện nay. Lắp đặt tổng đài điện thoại được coi như một trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc quản lý, liên lạc không chỉ giữa các nhân viên trong công ty mà còn hữu dụng với khách hàng. Vì vậy tổng đài điện thoại đem lại những lợi ích vô cùng to lớn.

1.  Tính năng của tổng đài điện thoại nội bộ

     Đầu tiên, các doanh nghiệp đều băn khoăn lắp đặt tổng đài điện thoại thì có những tính năng gì vượt trội hơn điện thoại di động thông thường? 

    -Tổng đài điện thoại tự động quay số: tính năng này giúp người thực hiện cuộc gọi hạn chế thao tác và không cần phải nhớ những số dài dòng.

    -Tổng đài điện thoại tự động phân phối cuộc gọi: với công nghệ áp dụng ACD kiểm soát các cuộc gọi đến trong phòng ban, nếu một máy trong phòng ban bận, cuộc gọi có thể chuyển sang điện thoại nhánh khác trong tổng đài điện thoại. Hoặc nếu tất cả các máy nhánh của phòng ban đó bận, sẽ được phát thông báo chờ trong vòng 60s nếu vẫn bận sẽ nhận được thông báo gọi lại sau và cuộc gọi nhỡ đó được chuyển thẳng vào email phòng ban đó. Và tính năng này còn cho phép cài đặt thứ tự đổ chuông của các máy.

    -Tổng đài điện thoại trả lời tự động: nhằm đưa thông tin khái quát nhất cho người gọi đến, hướng dẫn người gọi đến các thứ tự thao tác và cách ấn số để kết nối với từng người hoặc từng bộ phận mà người gọi cần liên hệ. 

    -Tổng đài điện thoại tuỳ chỉnh quay số tắt: có thể ngăn chặn được các số máy lạ gọi đến

    -Tổng đài điện thoại chuyển tiếp cuộc gọi: giúp cho những cuộc gọi đến khi điện thoại nội bộ không liên lạc được sang hộp thư thoại chờ hoặc sang máy nhánh khác do những lí do: máy bận, ngoài vùng phủ sóng, không tiện trả lời ngay,...

    -Tổng đài điện thoại giúp nhận nhiều cuộc gọi cùng một lúc, thực hiện liên lạc với nhau, chuyển máy cho nhau trong cùng một hệ thống hoàn toàn miễn phí

    -Ngoài ra, tổng đài điện thoại còn xử lí được các cuộc gọi đến bằng quy định việc đổ chuông vào một máy bất kì trong hệ thống.

2. Lợi ích tổng đài điện thoại nội bộ đem lại 

     Những tính năng đa dạng như vậy, tổng đài điện thoại chắc chắn đem lại những lợi ích và đóng góp vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Vậy những lợi ích đó là gì?

a, Tiết kiệm

     Tiết kiệm ở đây là cả về chi phí và nhân viên.

    -Để lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại, các doanh nghiệp bỏ ra một khoản khá lớn để đầu tư về trang thiết bị, chi phí lắp đặt hay vận hành tổng đài điện thoại. Nhưng xét trên thời gian giá trị sử dụng lâu dài thì chi phí đó giảm đi rất nhiều

    -Giảm chi phí về cước các cước gọi. Các nhân viên có thể trao đổi thoải mái với nhau mà không mất cước phí sử dụng hoặc liên hệ liên tỉnh, nước ngoài thì giá phí cũng không cao như điện thoại thông thường.

    -Các doanh nghiệp sẽ không phải tuyển dụng quá nhiều nhân viên để trực điện thoại và giảm thiểu công việc cho nhân viên lễ tân. Giúp lễ tân thực hiện công việc hiệu quả trong liên lạc tới các bộ phận.

b, Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình

     Với những thiết bị đầu cuối được chuyển tới khi lắp đặt tổng đài điện thoại, các doanh nghiệp sẽ tận dùng được các đường truyền sẵn có như mạng internet, LAN, WAN,... và có thể mở rộng đường truyền bất cứ lúc nào mà không cần phải nâng cấp hay thay đổi phần cứng. Thao tác nhanh gọn.

c, Không bỏ sót cuộc gọi

     Điều này là vô cùng cần thiết trong việc chăm sóc khách hàng. Tổng đài điện thoại sẽ có những phần mềm thiết lập và chuyển cuộc gọi sao cho dù máy có bận hay ngoài vùng phủ sóng, mất mạng thì các cuộc gọi nhỡ vẫn được lưu lại. Các doanh nghiệp có thể hệ thống những cuộc gọi ấy và liên lạc lại ngay sau khi sửa chữa sự cố.

d, Quản lý và báo cáo hiệu quả

    -Nếu sử dụng thẻ ghi âm và kết nối với phần mềm tính cước, người quản lý có thể giám sát được thời lượng cuộc gọi, đối tượng gọi đến và đi, nội dung cuộc gọi, vùng liên hệ và ngay cả số máy liên hệ. Từ đó có những vấn đề cấp bách và cần phải biết, nhà quản lý có những biện pháp can thiệp kịp thời.

    -Các cước phí được tự động tính sẵn sau đó báo cáo số liệu vào máy người quản lý giúp cho việc thống kê chính xác nhất.

    -Tổng đài điện thoại có lưu trữ các thông tin cuộc gọi, có thể tạo export dữ liệu đó ra excel một cách dễ dàng mà không cần thông qua PC lưu trữ.

    -Tổng đài điện thoại còn có thể liên kết với hệ thống CRM để lưu thông tin của khách hàng phục vụ cho việc chăm sóc và tư vấn chu đáo.

    -Quản lý hệ thống tổng đài điện thoại dễ dàng thông qua web quản trị ở bất cứ nơi nào.

3. Kết luận

     Tổng đài điện thoại giúp cho doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, lược bỏ những thao tác rườm rà. Vậy nên việc lắp đặt tổng đài điện thoại là hết sức cần thiết.

Nhật Thực Camera chuyên cung cấp và lắp dặt tổng đài điện thoại Hải Phòng cho các doanh nghiệp, nhà xưởng. Chi tiết quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NHẬT THỰC
GPKD số  0201572430 do Sở KH&ĐT Hải Phòng cấp ngày 08/09/2014
Địa chỉ: 100B Nguyễn Lương Bằng - Kiến An - Hải Phòng
Điện thoại: 02253.878.878 / 02256.552.639
Hotline: 0946.79.81.83 / 0989.132.626
Email: nhatthuchp@gmail.com