Đa số các cuộc gọi trong doanh nghiệp đều là các cuộc gọi liên lạc nội bộ. Vì vậy, đó là lí do tại sao mà tổng đài điện thoại nội bộ càng ngày càng trở nên phổ biến.
TƯ VẤN CHỌN MUA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ
TƯ VẤN CHỌN MUA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ

  Mua tổng đài điện thoại nội bộ có thực sự cần thiết cho các công ty, doanh nghiệp hay không? Theo thống kê của các doanh nghiệp cho biết, đa số các cuộc gọi trong doanh nghiệp đều là các cuộc gọi liên lạc nội bộ. Vì vậy, đó là lí do tại sao mà tổng đài điện thoại nội bộ càng ngày càng trở nên phổ biến, hữu dụng trong nhiều công ty, doanh nghiệp. Và bài biết dưới đây sẽ tư vấn cho các bạn việc chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ.

1. Tổng đài nội bộ là gì?

Trước khi bước vào việc chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ, chúng ta cùng tìm hiểu tổng đài nội bộ là gì?

Tổng đài nội bộ là gì

Theo định nghĩa kỹ thuật chuyên ngành, tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau và thực hiện gọi ra trên một số đường thuê bao từ các nhà cung cấp cụ thể, ví dụ như các nhà mạng VNPT, Viettel, FPT…

Tổng đài điện thoại ra đời là sự cần thiết trong các công ty, doanh nghiệp để việc liên lạc đối với các nhân viên phòng ban thuận tiện và dễ dàng hơn.

2. Phân loại tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ

     Trên thị trường hiện nay, tổng đài điện thoại nội bộ rất đa dạng, phong phú. Các doanh nghiệp sẽ bị hoang mang, đắn đo để chọn loại tổng đài phù hợp với mình.

  Cho nên, tổng đài điện thoại nội bộ được phân loại như sau:

a, Theo đường truyền tín hiệu

     -Tổng đài điện thoại nội bộ Analog: đây là một thiết bị phần cứng, tín hiệu truyền đi dựa trên đường line của bưu điện, khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng, người lắp đặt sẽ phải kéo đường line đó đến trực tiếp doanh nghiệp. Tổng đài này hoạt động theo công nghệ truyền thống với hai chứ năng chính là nghe gọi. Nếu muốn có nhiều chức năng hơn, doanh nghiệp sẽ phải nâng cấp đường line hoặc sử dụng Card hỗ trợ.

    -Tổng đài điện thoại nội bộ IP: đây là loại tổng đài tiên tiến hơn Analog rất nhiều. Tổng đài điện thoại này có đầy đủ các chức năng nghe gọi và còn có thể gửi hình ảnh, gửi thoại trên các mạng Internet, WAN, LAN mà tổng đài điện thoại nội bộ Analog không thể đáp ứng được. Ngoài có thể gọi những cuộc gọi nội bộ, tổng đài điện thoại IP còn kết nối được với các mạng cố định (PSTN) hay mạng di động.

     -Dựa trên công nghệ của tổng đài IP, trên thị trường còn có sự góp mặt của tổng đài ảo có hệ thống trả lời tự động (IVR) giúp kết nối khách hàng với điện thoại, máy tính của nhân viên mà không bắt buộc nhân viên phải có mặt tại công ty. 

b, Theo hãng sản xuất

    -Tổng đài điện thoại nội bộ Panasonic

    -Tổng đài điện thoại nội bộ LG

    -Tổng đài điện thoại nội bộ Adsun

    -Tổng đài điện thoại nội bộ NEC

    -Tổng đài điện thoại nội bộ Alcatel-Lucent

    -Tổng đài điện thoại nội bộ Grandstream

    -Tổng đài điện thoại nội bộ Siemens

     Đây là một số hãng tổng đài điện thoại nội bộ uy tín và thịnh hành hiện nay. Với sự phổ biến của hãng nên khi có sự cố xảy ra, cần thay linh kiện đều được tiến hành nhanh chóng. Một số hãng khác có thể thời gian đợi nhập linh kiện có thể lên tới 6 tuần.

3. Mục đích sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

     Các công ty, doanh nghiệp cần tổng đài điện thoại nội bộ để phục vụ cho mục đích gì? Câu trả lời sẽ giúp bạn xác định rõ được loại hình tổng đài điện thoại nội bộ phù hợp.

Tổng đài điện thoại nội bộ

    -Mua tổng đài điện thoại nội bộ Analog: khi bạn muốn đáp ứng nhu cầu về việc liên lạc nhanh trong nội bộ giữa các phòng ban hoặc gọi ra ngoài.

    -Mua tổng đài điện thoại nội bộ IP: khi bạn muốn đáp ứng nhu cầu về bán hàng trực tuyến hay chăm sóc khách hàng.

Mua tổng đài ảo IVR: khi bạn muốn đáp ứng nhu cầu về dịch vụ chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng có thể truy cập và tìm hiểu về thông tin của doanh nghiệp bạn.

    Sau khi xác định được loại hình tổng đài điện thoại nội bộ, bạn sẽ liên hệ được nguồn cung cấp và được tư vấn chi tiết để hoàn thiện hệ thống tổng đài.

4. Dung lượng của tổng đài điện thoại nội bộ

4. Dung lượng của tổng đài điện thoại nội bộ

     Dung lượng chúng tôi muốn nói đến là dung lượng đường truyền. Bạn cần phải xem số lượng đường truyền vào bưu điện và số lượng máy lẻ, số lượng cuộc gọi đến và đi nhiều hay ít để tránh gây ra tắc nghẽn đường truyền, gây ra những rắc rối ngoài mong muốn, hoặc chi phí tăng cao do doanh nghiệp lựa chọn đường truyền có dung lượng lớn so với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

    -Đối với các doanh nghiệp chăm sóc và tư vấn khách hàng thì họ sẽ cần một tổng đài có dung lượng lớn bởi số lượng cuộc gọi đến lớn nên cần số lượng đầu vào nhiều

    -Còn các máy lẻ được xác định bằng số lượng nhân viên thực hiện cuộc gọi đi mà lựa chọn số lượng đầu ra.

5. Các tổng đài điện thoại nội bộ được khuyên dùng

a, Mua tổng đài nội bộ Analog

tổng đài nội bộ Analog

     Thông thường các doang nghiệp nhỏ và vừa sẽ mua tổng đài nội bộ Analog bởi tính năng hoạt động độc lập không cần điện hay mạng và tiết kiệm chi phí từ 5% đến 10% so với tổng đài IP.

Nhưng mặt hạn chế của tổng đài nội bộ Analog là hay bận line, không linh hoạt liên kết, phải tạo một đường dây riêng biệt,...

b, Mua tổng đài nội bộ IP

Tổng đài nội bộ IP

     Những doanh nghiệp mới sử dụng hoặc các doanh nghiệp có quy mô lớn nên mua tổng đài điện thoại nội bộ IP với công nghệ tiên tiến, chức năng phong phú và lợi ích như sau:

    -Dễ dàng cài đặt cấu hình.

Bảo trì và lắp đặt nhanh chóng, thuận tiện.

    -Giảm chi phí cuộc gọi.

    -Sử dụng mạng chung hạ tầng với LAN nên tính phổ biến cao, không phát sinh chi phí lắp đặt hay bảo trì đường dây mới và tính linh hoạt khi thêm bớt các điện thoại nhánh.

    -Khả năng mở rộng đường truyền cao: chỉ cần thêm điện thoại nhánh mà không cần phải nâng cấp đường truyền với loại hình tổng đài điện thoại nội bộ này.

    -Tăng năng suất và hiệu suất sản xuất và dịch vụ khách hàng tốt nhất.

    -Thiết bị đầu cuối đa dạng dễ sử dụng.

    -Theo dõi cuộc gọi và báo cáo chi tiết.

    -Có thể kết nối ở bất kì đâu chỉ cần thiết bị đầu cuối và có sẵn cổng Ethernet thì thông tin, cấu hình và chức năng đều không thay đổi.

6. Kết luận

     Vậy theo những phân tích trên, chúng tôi hi vọng có thể giúp các bạn hiểu hơn về tổng đài điện thoại nội bộ và có thể chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ phù hợp. 

Nhật Thực Camera chuyên tư vấn và lắp đặt tổng đài điện thoại Hải Phòng. Chi tiết quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NHẬT THỰC
GPKD số  0201572430 do Sở KH&ĐT Hải Phòng cấp ngày 08/09/2014
Địa chỉ: 100B Nguyễn Lương Bằng - Kiến An - Hải Phòng
Điện thoại: 02253.878.878 / 02256.552.639
Hotline: 0946.79.81.83 / 0989.132.626
Email: nhatthuchp@gmail.com