DNCX không đạt điều kiện giám sát: Cách khắc phục

Sau khi Cơ quan Hải quan kiểm tra thực tế các điều kiện giám sát tại doanh nghiệp chế xuất, một số doanh nghiệp có thể nhận kết quả chưa đáp ứng yêu cầu. Khi DNCX không đạt điều kiện giám sát, nguyên nhân thường nằm ở hệ thống camera, khả năng lưu trữ dữ liệu, kết nối trực tuyến, cơ sở vật chất hoặc hồ sơ liên quan. Việc xác định đúng nguyên nhân giúp doanh nghiệp khắc phục nhanh, tránh sửa chữa nhiều lần và chủ động hơn trong lần tái kiểm tra.

Doanh nghiệp cần rà soát lại những hạng mục chưa đạt và xử lý theo thứ tự phù hợp. Công Ty Nhật Thực sẽ giúp doanh nghiệp xác định từng nguyên nhân, hướng dẫn cách khắc phục và chuẩn bị các bước cần thiết trước khi làm việc lại với cơ quan hải quan.

Hậu quả pháp lý khi DNCX không đáp ứng điều kiện giám sát hải quan

Theo Nghị định 18/2021/NĐ-CP, nếu quá 1 năm kể từ ngày Chi cục Hải quan cấp văn bản xác nhận lần đầu mà doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện giám sát, doanh nghiệp sẽ không được áp dụng chính sách thuế đối với khu phi thuế quan. Trường hợp liên quan đến hàng hóa đã được áp dụng chính sách thuế, doanh nghiệp có thể phải thực hiện nghĩa vụ thuế, tiền chậm nộp và tiền phạt theo quy định.

Các nguyên nhân khiến DNCX không đạt điều kiện giám sát

Muốn khắc phục hiệu quả, doanh nghiệp cần biết chính xác lỗi nằm ở đâu. Trên thực tế, một hạng mục không đạt có thể kéo theo nhiều vấn đề khác, đặc biệt là với hệ thống camera và kết nối dữ liệu.

Lỗi camera quan sát và góc nhìn giám sát

Theo quy định, doanh nghiệp chế xuất phải lắp camera tại các vị trí cổng ra vào, khu vực kho, bãi lưu trữ và toàn bộ bên trong kho, kể cả khu vực chứa hàng hóa không chịu thuế. Góc quay tại cổng cần ghi nhận rõ thông tin phương tiện, trong đó có biển số xe và số container nếu có.

Một số lỗi thường gặp như:

• Điểm mù tại cổng ra vào: Camera không ghi nhận rõ biển số xe container, tài xế và quá trình đóng mở niêm phong hải quan.

• Không bao quát khu vực lưu giữ hàng hóa: Kho hoặc bãi có điểm mù khiến việc theo dõi không đầy đủ.

• Độ phân giải quá thấp: Hình ảnh ghi lại vào ban đêm hoặc trong điều kiện ánh sáng yếu bị mờ nhạt, vỡ hạt.

Lỗi về thời gian và khả năng lưu trữ dữ liệu

Nghị định 18/2021/NĐ-CP quy định hình ảnh camera phải được lưu trữ liên tục tối thiểu 12 tháng, hoạt động 24/7 kể cả ngày nghỉ, lễ, tết. Các lỗi thường gặp là:

• Dung lượng ổ cứng đầu ghi không đủ: Bộ phận kỹ thuật tính toán sai dung lượng cần thiết cho tổng số lượng kênh camera ghi hình ở chuẩn phân giải Full HD.

• Cơ chế tự động ghi đè quá sớm: Đầu ghi tự động xóa video cũ sau 30 hoặc 60 ngày để lấy dung lượng ghi mới, không lưu đủ 12 tháng.

• Mất dữ liệu khi cúp điện: Nhà xưởng không trang bị bộ lưu điện UPS cho hệ thống máy chủ và đầu ghi camera, gây đứt đoạn mốc thời gian lưu trữ.

Lỗi đường truyền mạng và kết nối trực tuyến với hải quan

Dữ liệu hình ảnh từ camera bắt buộc phải truyền trực tiếp đến cơ quan Hải quan quản lý khi có yêu cầu kiểm tra. Các lỗi phổ biến gồm đường truyền không ổn định, cấu hình mạng chưa phù hợp hoặc hệ thống không thể truy cập dữ liệu từ xa.

Lỗi về cơ sở vật chất và khu vực giám sát

Khu vực DNCX phải có hàng rào cứng ngăn cách với khu vực bên ngoài và có cổng hoặc cửa ra vào để bảo đảm hàng hóa chỉ được xuất nhập qua các vị trí đã đăng ký với Hải quan. Các lỗi về cơ sở vật chất thường gặp là:

• Hàng rào bảo vệ chưa đạt chuẩn: Chiều cao hàng rào quá thấp hoặc có khe hở, dễ dàng tuồn hàng hóa ra ngoài.

• Cổng ra vào không có cửa đóng kín: Cổng chính chỉ gắn thanh chắn barie đơn giản mà thiếu cánh cổng ngăn cách vật lý kiên cố.

• Kho phế liệu và phế phẩm thiếu vách ngăn: Khu vực để rác thải sản xuất, phế liệu chưa tách biệt với khu vực nguyên vật liệu chính ngạch.

• Mặt bằng thực tế khác hồ sơ: Bố trí hiện trường không thống nhất với tài liệu doanh nghiệp cung cấp.

Lỗi hồ sơ và tài liệu liên quan

Không ít trường hợp hệ thống thực tế đã được hoàn thiện nhưng hồ sơ điều kiện giám sát bị từ chối hoặc doanh nghiệp phải bổ sung tài liệu vì nội dung chưa thống nhất.

Doanh nghiệp có thể rà soát lại các vấn đề sau:

• Sơ đồ mặt bằng nhà xưởng không khớp: Vị trí đặt camera trên thực tế lệch so với bản vẽ sơ đồ gửi chi cục hải quan.

• Thiếu tài liệu quy trình quản lý: Doanh nghiệp không nộp kèm quy chế quản lý camera, phương án xử lý sự cố mạng và bàn giao dữ liệu.

• Phần mềm quản lý hàng hóa chưa kết nối: Hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho chưa sẵn sàng để theo dõi lượng tồn kho nguyên phụ liệu.

Các bước khắc phục điều kiện giám sát hải quan

Khi nhận kết quả chưa đáp ứng, doanh nghiệp nên xử lý theo một quy trình thống nhất để  khắc phục điều kiện giám sát hải quan nhanh hơn và hạn chế bỏ sót.

• Bước 1 - Chỉnh sửa và bổ sung hệ thống camera quan sát: Điều chỉnh lại toàn bộ góc quay để triệt tiêu mọi điểm mù, đảm bảo chất lượng hình ảnh sắc nét, quay rõ cả ban đêm hoặc khu vực thiếu sáng.

• Bước 2 - Nâng cấp năng lực lưu trữ dữ liệu: Tính toán dung lượng thực tế và kiểm tra khả năng lưu giữ dữ liệu tối thiểu 12 tháng. Bổ sung thêm ổ cứng chuyên dụng cho hệ thống giám sát hoặc mở rộng máy chủ lưu trữ NAS, lắp thêm bộ lưu điện UPS để duy trì nguồn điện.

• Bước 3 - Tối ưu đường truyền internet và kết nối hải quan: Sau khi camera hoạt động, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ kết nối trực tuyến. Việc thử kết nối trước khi đề nghị tái kiểm tra sẽ giúp phát hiện sớm lỗi mạng hoặc lỗi cấu hình.

• Bước 4 - Cải tạo tường rào và cơ sở hạ tầng ngăn cách: Gia cố lại hệ thống tường bao quanh khuôn viên nhà máy, lắp đặt cổng xếp tự động hoặc cửa cuốn kiên cố tại lối ra vào.

• Bước 5 - Hoàn thiện lại toàn bộ hồ sơ kỹ thuật: Sau khi hiện trường đã hoàn chỉnh, doanh nghiệp chuẩn bị văn bản thông báo và tài liệu chứng minh. Hồ sơ cần phản ánh đúng hiện trạng sau khi khắc phục.

Hướng dẫn nộp hồ sơ xin kiểm tra lại điều kiện giám sát DNCX

Theo Nghị định 18/2021/NĐ-CP, khi đã hoàn chỉnh điều kiện, doanh nghiệp gửi thông báo theo Mẫu số 25 Phụ lục VII và đề nghị Chi cục Hải quan nơi quản lý kiểm tra lại. Trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Chi cục Hải quan có trách nhiệm hoàn thành việc kiểm tra và gửi văn bản xác nhận điều kiện giám sát.

Hồ sơ khắc phục điều kiện giám sát hải quan gồm có:

• Công văn giải trình chi tiết: Báo cáo rõ từng nội dung chưa đạt trong biên bản kiểm tra trước đó và biện pháp đã hoàn thành để khắc phục.

• Nhật ký hình ảnh và video thực tế: Chụp ảnh trực diện các góc quay camera mới lắp đặt, tường rào đã gia cố và ảnh chụp màn hình dung lượng lưu trữ đủ 12 tháng.

• Sơ đồ mặt bằng cập nhật: Bản vẽ đánh dấu chính xác vị trí, vùng quan sát của từng camera và hệ thống máy chủ.

• Tài khoản kiểm tra từ xa: Cung cấp địa chỉ IP tĩnh, tên đăng nhập, mật khẩu và đường link phần mềm để cán bộ hải quan đăng nhập kiểm tra.

Dịch vụ khắc phục điều kiện DNCX trọn gói tại Nhật Thực

Việc tự xử lý khi DNCX không đạt điều kiện giám sát có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian nếu không xác định đúng nguyên nhân. Đặc biệt, các vấn đề liên quan đến camera, lưu trữ, mạng và bố trí thực tế cần được kiểm tra đồng bộ.

Công Ty Nhật Thực cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và khắc phục điều kiện DNCX theo hiện trạng thực tế. Chúng tôi cam kết:

• Đội ngũ kỹ thuật dày dặn kinh nghiệm: Kỹ sư am hiểu sâu sắc quy định pháp luật hải quan, tư vấn đúng giải pháp để tránh lãng phí chi phí đầu tư.

• Thiết bị công nghệ đạt chuẩn: Cung cấp trọn gói camera góc rộng, đầu ghi hình dung lượng lớn, hệ thống lưu trữ mạng ổn định, chính hãng.

• Khảo sát tận nơi: Đội ngũ kỹ sư có mặt tại nhà máy nhanh chóng để kiểm tra và đưa ra phương án xử lý chính xác.

DNCX không đạt điều kiện giám sát cần được xử lý dựa trên nguyên nhân thực tế, từ camera, lưu trữ dữ liệu và đường truyền đến hàng rào, cổng và hồ sơ. Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hệ thống trước khi đề nghị cơ quan hải quan kiểm tra lại để tránh phát sinh lỗi lặp lại. Liên hệ Công Ty Nhật Thực để nhận khảo sát và báo giá phương án khắc phục phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!