Hướng dẫn toàn diện về điều kiện giám sát hải quan đối với Doanh nghiệp Chế xuất (Cập nhật 2025)

Bạn có biết rằng, trước khi được công nhận là doanh nghiệp chế xuất, đơn vị bắt buộc phải đáp ứng đủ điều kiện giám sát hải quan theo Nghị định 82/2018/NĐ-CP? Đây là nền tảng quan trọng để đảm bảo minh bạch hoạt động sản xuất, kiểm soát hàng hóa và duy trì ưu đãi thuế quan. Trong bài viết này, Nhật Thực sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về dịch vụ làm hồ sơ & tư vấn điều kiện giám sát, toàn bộ điều kiện, quy trình kiểm tra và giải pháp tối ưu để doanh nghiệp dễ dàng vượt qua kỳ đánh giá của Hải quan.

Điều kiện giám sát hải quan là gì và tại sao lại quan trọng đối với DNCX?

Điều kiện giám sát hải quan là tập hợp các yêu cầu về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin và quy trình quản lý mà một DNCX phải thiết lập và duy trì. Mục đích của các điều kiện này là để tạo ra một môi trường hoạt động khép kín, minh bạch, cho phép cơ quan Hải quan có thể thực hiện việc giám sát từ xa và tại chỗ một cách hiệu quả đối với toàn bộ hàng hóa ra vào, lưu trữ và sản xuất bên trong doanh nghiệp.

Khi Cơ quan Hải quan trao cho bạn đặc quyền miễn thuế, đổi lại, bạn phải cung cấp cho họ đầy đủ "công cụ" để đảm bảo rằng hàng hóa miễn thuế đó được sử dụng đúng mục đích sản xuất xuất khẩu, không bị thẩm lậu, thất thoát ra thị trường nội địa.

Việc tuân thủ không chỉ là một nghĩa vụ của doanh nghiệp EPE, mà còn là một khoản đầu tư chiến lược mang lại 4 lợi ích sau:

Đáp ứng quy định pháp luật

Đây là điều kiện tiên quyết, không có ngoại lệ. Theo quy định pháp luật hiện hành Điều 30 Nghị định 82/2018/NĐ-CP, một doanh nghiệp chỉ được chính thức công nhận tư cách DNCX và bắt đầu các hoạt động sản xuất kinh doanh sau khi có văn bản xác nhận từ Chi cục Hải quan quản lý rằng doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện giám sát.

Nhận ưu đãi thuế quan

Toàn bộ lợi ích về việc miễn thuế XNK, thuế GTGT... đều được xây dựng dựa trên cơ sở doanh nghiệp đã tuân thủ các điều kiện này. Bất kỳ sự vi phạm nào trong quá trình hoạt động dẫn đến việc không còn đáp ứng đủ điều kiện đều có thể khiến doanh nghiệp bị tước bỏ ưu đãi, thậm chí bị truy thu thuế.

Bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro hậu kiểm

Một hệ thống quản lý và giám sát được xây dựng bài bản ngay từ đầu sẽ tạo ra một hồ sơ tuân thủ cực kỳ tốt trong mắt cơ quan Hải quan.Giúp giảm thiểu đáng kể tần suất và mức độ phức tạp của các cuộc kiểm tra sau thông quan (hậu kiểm).

Công cụ nâng cao năng lực quản trị nội bộ

Quá trình triển khai các hệ thống để đáp ứng yêu cầu của Hải quan giúp doanh nghiệp hệ thống hóa lại quy trình quản lý kho, kiểm soát định mức vật tư, theo dõi hiệu suất sản xuất một cách chính xác. Vừa giúp tuân thủ pháp luật mà vừa trực tiếp góp phần giảm thất thoát, tăng hiệu quả vận hành và nâng cao năng lực quản trị tổng thể.

Checklist các điều kiện Giám sát Hải quan Bắt buộc Doanh nghiệp phải đáp ứng

Điều kiện về Cơ sở vật chất (Nhà xưởng, Kho bãi, Hàng rào...)

Đây là nhóm điều kiện hữu hình, dễ quan sát nhất và thường được kiểm tra đầu tiên khi đoàn Hải quan xuống làm việc thực tế. Mục tiêu là tạo ra một ranh giới vật lý rõ ràng, ngăn cách hoàn toàn DNCX (khu phi thuế quan) với môi trường bên ngoài (thị trường nội địa).

• Hàng rào cứng bao quanh: Doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống tường rào cứng, kiên cố (thường là tường gạch, bê tông, hoặc hàng rào lưới B40 kết hợp tường) bao quanh toàn bộ khuôn viên nhà máy. Hàng rào phải đảm bảo không có người hay vật có thể dễ dàng đi qua tại các vị trí không phải là cổng chính. Chiều cao của hàng rào phải đủ tiêu chuẩn, không có các lỗ hổng, điểm yếu.

• Cổng/Cửa ra vào duy nhất: Tại cổng phải có chốt an ninh/phòng bảo vệ hoạt động 24/7 để kiểm soát người và phương tiện.

• Hệ thống chiếu sáng: Toàn bộ khu vực trọng yếu như cổng ra vào, khu vực bãi xe container, khu vực xuất nhập hàng tại các kho phải được trang bị hệ thống đèn chiếu sáng đầy đủ, đảm bảo hoạt động giám sát vào ban đêm không bị gián đoạn.

Điều kiện về Hệ thống Sổ sách, Phần mềm Quản lý

Hệ thống này phải chứng minh được dòng chảy minh bạch của nguyên vật liệu và sản phẩm.

• Phần mềm quản lý hàng hóa Nhập - Xuất - Tồn: Doanh nghiệp bắt buộc phải có một hệ thống phần mềm (có thể là một phân hệ của ERP hoặc phần mềm độc lập) có khả năng quản lý toàn bộ hàng hóa nhập khẩu không chịu thuế.

• Khả năng truy xuất và liên kết dữ liệu: 

  • Hệ thống phải cho phép truy xuất ngược dòng chảy của hàng hóa. Ví dụ: Từ một sản phẩm xuất khẩu, phải truy ra được nó được sản xuất từ những nguyên vật liệu nào, nhập theo tờ khai nào, sử dụng bao nhiêu theo định mức. Ngược lại, từ một lô nguyên vật liệu nhập khẩu, phải theo dõi được nó đã được đưa vào sản xuất sản phẩm nào và xuất đi theo tờ khai nào.

  • Dữ liệu trên phần mềm phải khớp với chứng từ sổ sách kế toán và hồ sơ hải quan. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng sẽ là điểm nghi vấn lớn khi thanh tra, kiểm tra.

Điều kiện về Hệ thống Camera Giám sát (Theo Quyết định 247/QĐ-TCHQ)

Các yêu cầu không chỉ dừng lại ở việc "có camera", mà phải "có camera đúng chuẩn". Các tiêu chuẩn này được hướng dẫn rất chi tiết tại Quyết định 247/QĐ-TCHQ.

• Vị trí lắp đặt bắt buộc không có điểm mù:

  • Cổng/cửa ra vào

  • Khu vực kho

  • Dây chuyền sản xuất

  • Các khu vực lưu giữ khác bao gồm khu vực cân, khu vực lưu giữ phế liệu, phế phẩm...

• Tiêu chuẩn kỹ thuật của camera và đầu ghi:

  • Độ phân giải: Hình ảnh phải sắc nét, tối thiểu là Full HD (1080p) để có thể nhận diện rõ các chi tiết cần thiết.

  • Quan sát ban đêm: Camera phải có hồng ngoại thông minh hoặc các công nghệ tương đương, đảm bảo hình ảnh rõ nét 24/7, kể cả trong điều kiện không có ánh sáng.

  • Hoạt động liên tục: Toàn bộ hệ thống (camera, đầu ghi, switch mạng) phải được cấp nguồn qua Bộ lưu điện (UPS) để đảm bảo không bị gián đoạn khi mất điện lưới.

• Tiêu chuẩn về lưu trữ dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu từ các camera tại vị trí bắt buộc phải được lưu trữ liên tục tối thiểu 12 tháng, được ghi kèm thông tin ngày giờ chính xác, không thể bị can thiệp, xóa hay sửa đổi.

• Khả năng kết nối với cơ quan Hải quan: Hệ thống camera EPE của doanh nghiệp phải được xây dựng trên nền tảng IP, có đường truyền Internet ổn định và được cấu hình để cơ quan Hải quan có thể truy cập, xem trực tiếp (live view) và xem lại (playback) dữ liệu từ xa tại bất kỳ thời điểm nào.

Quy trình một cuộc "Kiểm tra Điều kiện Giám sát" của cơ quan Hải quan diễn ra như thế nào?

• Bước 1: Doanh nghiệp soạn một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm: công văn đề nghị kiểm tra, sơ đồ thiết kế mặt bằng tổng thể, sơ đồ bố trí camera, bản giải trình về hệ thống phần mềm quản lý và nộp tại Chi cục Hải quan quản lý trực tiếp.
• Bước 2: Cán bộ Hải quan sẽ xem xét tính đầy đủ, hợp lệ và logic của bộ hồ sơ. Nếu có điểm nào chưa rõ ràng, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc bổ sung.
• Bước 3: Sau khi hồ sơ được chấp nhận, Chi cục Hải quan sẽ lên lịch và thông báo cho doanh nghiệp về thời gian cụ thể sẽ cử đoàn xuống kiểm tra thực tế tại nhà máy.
• Bước 4: Đoàn kiểm tra của Hải quan (thường gồm lãnh đạo Chi cục, đội thủ tục, đội kiểm tra sau thông quan và cán bộ IT) sẽ kiểm tra cơ sở vật chất, hệ thống camera và hệ thống phần mềm theo các tiêu chí đã đề cập.
• Bước 5: Kết thúc buổi kiểm tra, hai bên sẽ cùng nhau lập một biên bản, ghi nhận lại toàn bộ hiện trạng và kết quả kiểm tra

Nếu đạt: Biên bản sẽ ghi rõ "Doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện giám sát hải quan".

Nếu chưa đạt: Biên bản sẽ chỉ ra cụ thể các điểm còn thiếu sót và yêu cầu doanh nghiệp khắc phục trong một thời hạn nhất định.

• Bước 6: Dựa trên biên bản kiểm tra đạt yêu cầu, Chi cục trưởng Chi cục Hải quan sẽ ký và ban hành văn bản chính thức xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện. Kể từ lúc này, doanh nghiệp mới chính thức được hoạt động theo loại hình DNCX.

Nhật Thực - Giải pháp toàn diện giúp bạn tự tin vượt qua mọi cuộc kiểm tra

Như bạn đã thấy, quá trình đáp ứng điều kiện giám sát hải quan cho DNCX là một bài toán phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp chuyên môn sâu rộng từ pháp luật, công nghệ thông tin đến kỹ thuật hạ tầng. Bất kỳ thiếu sót nào cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ trong hoạt động và phát sinh chi phí không đáng có.

Thấu hiểu những thách thức này, Nhật Thực mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tự tin vượt qua kỳ kiểm tra của cơ quan Hải quan ngay từ lần đầu tiên.

• Dịch vụ tư vấn & hoàn thiện hồ sơ: Chúng tôi đảm nhận toàn bộ việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý, tư vấn tối ưu hóa hệ thống phần mềm, cơ sở hạ tầng và thay mặt doanh nghiệp làm việc, giải trình trực tiếp với cơ quan Hải quan cho đến khi nhận được văn bản chấp thuận cuối cùng.

• Dịch vụ lắp đặt camera giám sát chuẩn hải quan: Với lợi thế am hiểu sâu sắc cả kỹ thuật camera lẫn quy định tại Quyết định 247, chúng tôi cam kết thiết kế và thi công hệ thống giám sát đáp ứng 100% yêu cầu.

Thay vì phải tự mình mày mò, đối mặt với rủi ro hãy để đội ngũ chuyên gia của Nhật Thực đồng hành cùng bạn. Chúng tôi không chỉ giúp bạn "vượt qua kỳ kiểm tra" của Hải quan, mà còn tạo dựng một nền tảng vận hành vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Liên hệ với Nhật Thực ngay hôm nay để nhận được tư vấn miễn phí và đánh giá sơ bộ cho nhà xưởng của bạn!

---

Thông tin liên hệ Công Ty Nhật Thực
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Nhật Thực
Địa chỉ: 100B Nguyễn Lương Bằng, Kiến An, Hải Phòng
Số điện thoại: 0946.79.81.83 / 0989.132.626
Email: info@nhatthuc.com.vn
Website: nhatthuc.com.vn