Quy trình chấm công tính lương đơn giản, chuẩn xác nhất

Quy trình chấm công tính lương đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam. Xây dựng được một quy trình chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm thiểu các sai sót không đáng có. Từ đó giúp duy trì kỷ luật lao động, nâng cao hiệu quả quản lý và tạo ra sự hài hài lòng cho nhân viên. Vậy làm thế nào để tạo nên một quy trình chấm công đơn giản và chuẩn xác nhất? Câu trả lời sẽ được Nhật Thực giải đáp ngay trong bài viết dưới đây. 

Lợi ích của quy trình chấm công tính lương chuẩn

Một quy trình chấm công tính lương tối ưu sẽ đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, cụ thể:

Quản lý nhân sự hiệu quả

Quy trình chấm công chuẩn giúp đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận giờ làm việc và ngày công của nhân viên, từ đó tạo ra một hệ thống tính lương liên tục và liền mạch. Một quy trình quản lý chấm công được triển khai xuyên suốt và vận hành trơn tru sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp trong toàn tổ chức, tạo nên một văn hóa làm việc tích cực và hỗ trợ quá trình quản lý nhân sự diễn ra hiệu quả hơn.

Sử dụng máy chấm công trong môi trường công sở là giải pháp tối ưu

Giảm thiểu sai sót

Một quy trình chấm công và tính lương thủ công sẽ tốn nhiều công sức, đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn có đội ngũ nhân viên đông đảo. Điều này có thể dẫn đến những sai sót không đáng có, gây mất thời gian chỉnh sửa và xử lý thông tin. 

Thêm vào đó, một quy trình chấm công lỏng lẻo và thường xuyên xảy ra lỗi cũng ảnh hưởng tiêu cực đến niềm tin và động lực làm việc của nhân viên, từ đó làm giảm hiệu suất chung của toàn doanh nghiệp. Do vậy, một quy trình chấm công chuẩn là hết sức cần thiết vì nó có thể dễ dàng xử lý các vấn đề này.

Tiết kiệm nguồn lực, chi phí

Khi áp dụng quy trình chấm công tính lương chuẩn, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được chi phí, thời gian và nguồn lực dành cho việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Những công việc liên quan đến trích xuất giờ làm, báo cáo chấm công, tổng hợp tiền lương,... cũng được diễn ra tự động, giúp cho quá trình quản lý nhân sự trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Có cơ sở dữ liệu để tính lương dễ dàng hơn

Một quy trình chuẩn hóa giúp tổng hợp chính xác dữ liệu chấm công của nhân viên, từ đó tạo nên sự rõ ràng, minh bạch trong việc tính tiền lương và các chế độ thưởng phạt đi kèm. Thêm vào đó, các bảng biểu theo dõi thời gian làm việc của từng người cũng sẽ được báo cáo rõ ràng, giúp quá trình đánh giá nhân viên cuối năm trở nên dễ dàng hơn.

Chi tiết 8 bước trong quy trình chấm công và tính lương

Một quy trình chấm công tính lương chuẩn trên thị trường hiện nay sẽ bao gồm 8 bước như sau:

Bước 1: Tạo và lưu hồ sơ nhân viên

Đầu tiên, bộ phận nhân sự hoặc người quản lý cần hoàn thành đầy đủ hồ sơ của từng nhân viên với các dữ liệu như: tên, tuổi, chức vụ, phòng ban, đặc điểm về chế độ lương có trong hợp động ký kết, các ghi chú về lương thưởng và các thông tin cần thiết khác.

Bước 2: Thực hiện chấm công

Chấm công là một phần quan trọng trong hoạt động hàng ngày của mỗi nhân viên, công nhân và các cấp quản lý. Giờ công của từng cá nhân sẽ được bộ phận nhân sự tổng hợp bằng các phương thức chấm công truyền thống hoặc trích xuất thống kê thông qua quy trình chấm công bằng vân tay, xác thực khuôn mặt, quét mã QR, định vị GPS hoặc Wifi nội bộ của doanh nghiệp.

Quy trình chấm công vân tay tại doanh nghiệp

Bước 3: Tổng hợp, đối chiếu xác nhận công

Phòng nhân sự sẽ tổng hợp phiếu chấm công của nhân viên và các chứng từ liên quan để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu chấm công. Sau đó, phòng nhân sự sẽ lập báo cáo bao gồm các số liệu cụ thể phục vụ cho công tác tính lương và gửi cho bộ phận kế toán.

Bước 4: Lập bảng lương

Dựa vào bảng số liệu công của phòng nhân sự, bộ phận kế toán sẽ tiến hành tính tiền lương dựa vào số công và ghi chú tính toán tổng lương cũng như chi tiết tiền lương cho từng người lao động. Sau đó, chuyển báo cáo cho kế toán trưởng.

Bước 5: Duyệt bảng lương

Kế toán trưởng sẽ là người kiểm tra và xem xét để duyệt bảng lương của người lao động. Nếu lương đã được tính đúng và đủ thì sẽ được kế toán trưởng chấp thuận và gửi cho giám đốc phê duyệt. Ngược lại, nếu phát hiện sai sót thì sẽ chuyển báo cáo cho phòng kế toán để tính lại tiền lương.

Gửi giám đốc phê duyệt bảng lương của nhân viên

Bước 6: Viết phiếu chi

Sau khi được giám đốc ký duyệt, bảng lương sẽ được kế toán trưởng gửi lại cho bộ phận kế toán để viết phiếu chi và tiến hành thanh toán tiền lương cho toàn bộ người lao động.

Bước 7: Trả lương

Thủ quỹ hoặc bộ phận kế toán tiền lương sẽ tiến hành trả lương cho người lao động và cá nhân đó phải xác nhận đã nhận được tiền. Nếu có thắc mắc về tiền lương thì cả hai bên sẽ giải quyết và xử lý ngay thời điểm đó.

Trả lương cho người lao động

Bước 8: Hoàn thiện và lưu hồ sơ

Sau khi đã phát đủ tiền lương cho người lao động, bộ phận kế toán sẽ tiến hành chi chép sổ sách và lưu trữ tất cả các loại hồ sơ, chứng từ có liên quan như: phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương cho người lao động.

Tham khảo: Cách sử dụng tool lấy số đăng ký máy chấm công đơn giản

Lưu ý trong quá trình chấm công tính lương 

Để quá trình chấm công tính lương diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên có những quy định rõ ràng và cụ thể, chẳng hạn như:

• Trong trường hợp thiếu sót giờ công, người lao động cần thông báo cho bộ phận nhân sự hoặc điền phiếu đề nghị xác định lại số giờ công dựa trên quy định của công ty.

• Nếu có sự sai sót trong số giờ công do thời gian làm việc không tuân theo quy định, bộ phận nhân sự sẽ phải phối hợp với nhân viên để giải trình và điều chỉnh số liệu. Nếu vi phạm thì phải chịu xử lý theo đúng quy định của doanh nghiệp.

• Để tính số giờ công đối với trường hợp tăng ca, bộ phận nhân sự cần rà soát và đối chiếu với báo cáo phân công tăng ca hoặc các giấy đề nghị tăng ca.

Sử dụng phần mềm AMIS Chấm Công để tạo quy trình chấm công chuyên nghiệp

Có thể nói, việc xây dựng một quy trình chấm công chuyên nghiệp và hiện đại là hết sức cần thiết, nhất là khi quy trình thủ công vướng phải nhiều bất cập như:

• Không theo dõi được thời gian làm việc của những nhân viên phải đi công tác hoặc làm việc ở nhiều chi nhánh khác nhau.

• Gặp khó khăn trong việc duyệt đơn xin nghỉ, xin đi muộn về sớm hoặc xác nhận công. 

• Nếu có sai sót, nhân viên không biết phản hồi với ai, quá trình thu thập ý kiến cũng khá rườm rà và mất thời gian.

Để giải quyết những vấn đề này, AMIS Chấm Công ra đời như một giải pháp ưu việt cho phép doanh nghiệp xây dựng một quy trình chấm công nhân viên chuẩn xác. Phần mềm AMIS Chấm Công có những tính năng nổi bật như sau:

• Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, kể cả khi họ đi công tác hoặc làm việc theo ca kíp.

• Cho phép tạo đơn xin nghỉ, đơn xin đi muộn hoặc về sớm mà không cần viết bất kỳ loại giấy tờ nào hay xin chữ ký của những bên liên quan.

• Nhân viên có thể xác nhận và phản hồi công cũng như phiếu lương một cách dễ dàng.

• Cho phép nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự, tình hình chấm công và tính lương cho tổ chức.

Phần mềm AMIS Chấm Công giúp doanh nghiệp tạo quy trình chấm công chuyên nghiệp

Để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm AMIS Chấm Công cũng như quy trình chấm công, quý khách có thể liên hệ với Camera Nhật Thực để được tư vấn trong thời gian sớm nhất!

Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp và hỗ trợ lắp đặt máy chấm công vân tay hàng đầu trên thị trường Việt Nam. Khi quý khách hàng quyết định mua sắm tại Camera Nhật Thực, bạn sẽ được tự do lựa chọn những thiết bị chấm công phù hợp với nhu cầu sử dụng trong doanh nghiệp của mình.

Đồng thời, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một cách tận tình về cách sử dụng máy chấm công vân tay. Sự đa dạng trong các dòng sản phẩm máy chấm công tại Nhật Thực đều là hàng chính hãng, đảm bảo mang lại cho quý khách sự yên tâm về chất lượng và uy tín của sản phẩm.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NHẬT THỰC

Hotline: 0989.132.626 – 0946.79.81.83

Điện thoại: 02253.878.878

Email: nhatthuchp@gmail.com 

Website: https://nhatthuc.com.vn

Trụ Sở Chính: 100B Nguyễn Lương Bằng, Kiến An, Hải Phòng