Cách sử dụng máy chấm công vân tay chi tiết mới nhất

Hiện nay, ngày càng có nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng máy chấm công bằng vân tay vì nhiều ưu điểm vượt trội. Tuy nhiên, do lần đầu tiếp cận với thiết bị này nên một số người dùng mới vẫn chưa biết cách sử dụng. Chính vì thế, trong bài viết này Nhật Thực sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay một cách chi tiết nhất để bạn tham khảo nhé!

Cách sử dụng máy chấm công vân tay đơn giản nhất

Tìm hiểu các tính năng trên máy chấm công

Máy chấm công bằng vân tay gồm có các phím chức năng như sau:

• Phím 0 - 9: được dùng để đặt mã ID cho nhân viên (mỗi người sẽ có một mã ID khác nhau) hoặc thể hiện các chữ cái tương ứng để đặt tên cho nhân viên.

• Phím M/OK (viết tắt của Menu/OK): dùng để đăng nhập vào Menu chính của máy chấm công và tùy chỉnh thêm, xóa, sửa các mục trong trình Quản lý nhân viên.

• Phím ESC (viết tắt của Escape): dùng để thoát ra màn hình chính hoặc quay lại Menu.

• Phím O/▶: được dùng để khai báo mã ID cho nhân viên. Trong trường hợp bạn muốn đặt một mã ID mới cho nhân viên, hãy dùng phím này để xóa ID mặc định trước đó. Ngoài ra, phím O/▶ cũng cho phép bạn thao tác di chuyển sang trái trong trình điều khiển. 

• Các phím hình tam giác ▲/▼/▶/◀: có tác dụng điều hướng lên/xuống/sang phải/sang trái.

Sử dụng máy chấm công vân tay với các phím chức năng

Thiết lập thông số kỹ thuật

Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt máy chấm công vân tay theo như hướng dẫn ở trên, bạn cần thiết lập các thông số kỹ thuật cho thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào Menu, nhấn giữ phím M/OK trong khoảng 5 giây để vào giao diện màn hình chính. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh và thiết lập các thông số như: cài đặt ngày giờ cho máy chấm công, cài đặt kết nối MCC, tùy chọn thời gian tắt màn hình (Idle Min), tùy chỉnh thời gian/ngôn ngữ,...

Cài đặt quản lý và khai báo nhân viên trên máy chấm công

Tại phần Menu cài đặt, chọn mục Quản lý nhân viên (hoặc Người sử dụng) ⇒ Chọn Người mới ⇒ Đăng ký tài khoản nhân viên mới với các thông tin cơ bản như sau:

• Mã ID: mã số doanh nghiệp tự đặt cho nhân viên.

• VT (vân tay): đặt ngón tay của nhân viên vào đầu đọc vân tay 3 lần liên tiếp để thiết bị có thể nhận diện chính xác. Mỗi nhân viên có thể đăng ký 10 vân tay tối đa.

• Password (mật khẩu): nhập mật khẩu cho tài khoản của nhân viên.

• Quản lý: Nếu bạn đăng ký tài khoản cho nhân viên làm việc bình thường thì chọn mục Nhân viên, nếu đăng ký tài khoản cho người quản lý máy chấm công (MCC) thì chọn mục Quản lý.

Sau khi đăng ký thành công, màn hình sẽ hiển thị dấu tích xanh. Trong trường hợp xảy ra lỗi, màn hình sẽ hiển thị dấu X đỏ. Lúc này, bạn cần nhấn Hủy và thao tác lại.

Ngoài ra, để đăng ký thêm vân tay cho một tài khoản nhân viên đã có sẵn, bạn nhấn nút M/OK và tiến hành đăng ký như các bước ở trên. Để lưu lại thông tin, nhấn phím ESC 2 lần. Màn hình sẽ hiện lên thông báo, bạn chỉ cần nhấn OK để lưu lại là xong.

Cách sử dụng máy chấm công vân tay với mục quản lý

Tại mục Menu cài đặt, chọn Quản lý nhân viên ⇒ Chọn Quản lý. Tại đây, người dùng MCC có thể quản lý toàn bộ thông tin nhân viên và có quyền bổ sung, thay đổi, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin nhân viên cũ. Để thực hiện bất kỳ chức năng nào trong trình quản lý này, bạn chỉ cần di chuyển bằng các phím điều hướng hình tam giác trên máy chấm công. Sau khi thao tác xong, bạn nhấn phím OK là được nhé!

Kết nối phần mềm máy chấm công

Sau khi cài đặt thành công máy chấm công bằng vân tay, bạn hoàn toàn có thể giao tiếp 2 chiều giữa MCC và phần mềm chấm công trên máy tính. Thông qua phần mềm này, bạn có thể tính công cho nhân viên và xuất bảng chấm công hàng tháng. 

Kết nối với phần mềm máy chấm công để tiện quản lý

Các bước lắp và cài đặt máy chấm công bằng vân tay

Sơ đồ một hệ thống chấm công vân tay

Để lắp và cài đặt thiết bị chấm công, bạn cần thực hiện theo trình tự các bước sau đây:

Bước 1: Lựa chọn vị trí và lắp đặt máy chấm công lên tường

Nên lắp đặt máy tại nơi ra vào thuận tiện cho việc chấm công và gần ổ điện để lấy nguồn điện cho thiết bị. Ngoài ra, cần lựa chọn vị trí thuận tiện cho việc kéo dây mạng từ thiết bị chấm công đến bộ chia mạng. Sau khi chọn được vị trí lắp đặt phù hợp, tiến hành lắp chân đế máy chấm công lên tường và dùng 4 ốc để cố định chân đế.

Bước 2: Kết nối máy chấm công với bộ chia mạng

Nối dây cáp mạng LAN từ máy chấm công đến bộ chia mạng của doanh nghiệp (modem, router, switch...). Tiếp theo, cắm nguồn adapter để lấy điện khởi động máy chấm công.

Bước 3: Kiểm tra IP LAN 

Tiếp theo, tiến hành kiểm tra địa chỉ IP của mạng LAN doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu thấy hiện dãy số 192.168.1.xxx thì giữ phím M/OK trên thiết bị chấm công cho đến khi trên màn hình của máy hiển thị cửa sổ trình cài đặt.

Ở bước này, bạn chọn Network và thêm địa chỉ IP 192.168.1.201 cho máy. Lưu ý, bạn cần đảm bảo địa chỉ IP này chưa được sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào.

Bước 4: Khai báo IP của máy chấm công

Ở bước này, bạn cần thao tác trên máy tính đã được cài đặt phần mềm chấm công. Nhấn lệnh Run (phím tắt Windows + R) và nhập mã số Ping 192.168.1.201 -t.

• Nếu thao tác thành công, màn hình sẽ hiển thị dòng thời gian chạy liên tục dạng Reply from 192.168.1.201 bytes=32 time<1ms TTL=63…

• Nếu thao tác thất bại, màn hình sẽ hiển thị Rely from 192.168.1.201 Destination host unreachable. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại các thao tác đã thực hiện hoặc bấm lại 2 đầu dây mạng cho đến khi thành công.

Vậy là cơ bản bạn đã lắp và cài đặt xong máy chấm công bằng vân tay rồi. Trong phần tiếp theo, Nhật Thực sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy chấm công vân tay, bạn hãy cùng theo dõi nhé!

Xem thêm hướng dẫn: 

Quy trình chấm công tính lương đơn giản, chuẩn xác nhất

Cách khắc phục khi quên chấm công vân tay lúc về hiệu quả

Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Lưu ý khi tiến hành lắp đặt máy chấm công vân tay

Trước và trong quá trình lắp đặt máy chấm công vân tay, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Đặt máy tại vị trí thuận tiện để nhân viên chấm công như khu vực gần cửa ra vào hoặc gần nơi làm việc chính. Không lắp đặt thiết bị ở ngoài trời, đặc biệt là nơi có nguồn ánh sáng mạnh;

• Dữ liệu cá nhân của nhân viên, đặc biệt là dữ liệu vân tay cần được cài đặt chính xác trước khi sử dụng;

• Thường xuyên vệ sinh máy chấm công bằng khăn mềm. Không nên dùng vải quá thô ráp để lau vì có thể gây trầy xước đầu đọc vân tay;

• Nhanh chóng gọi nhân viên kỹ thuật nếu máy có dấu hiệu gặp vấn đề.

Vệ sinh thường xuyên là cách sử dụng máy chấm công vân tay đảm bảo sự bền bỉ

Lưu ý khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay

Để sử dụng máy chấm công vân tay đúng cách, người dùng cần để tâm những điều sau:

• Khi chấm công, ngón tay cần sạch sẽ, không dính nước hoặc bụi bẩn;

• Đặt ngón tay đúng vị trí mắt đọc để quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn;

• Nên đăng ký từ 2 dấu vân tay trở lên để đề phòng trường hợp không nhận dạng được một vân tay nào đó;

• Khi một nhân viên cũ rời đi, cần xóa dữ liệu để giải phóng bộ nhớ;

• Tránh va đập mạnh gây hỏng hóc máy chấm công.

Đặt ngón tay đúng vị trí mắt đọc để chấm công

Hy vọng với cách dùng máy chấm công vân tay kể trên, bạn đã có thể tự tin sử dụng thiết bị này để phục vụ quá trình chấm công, tính lương thưởng cho nhân viên. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa sở hữu máy chấm công nào thì có thể tham khảo tại:

Nhật Thực - Đơn vị cung cấp máy chấm công vân tay uy tín và chất lượng

Chúng tôi tự hào là nhà cung cấp và hỗ trợ lắp đặt máy chấm công vân tay hàng đầu trên thị trường Việt Nam. Khi mua hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Nhật Thực, bạn có thể thoải mái lựa chọn những thiết bị chấm công phù hợp với nhu cầu sử dụng doanh nghiệp. 

Đồng thời, bạn cũng sẽ nhận được sự hướng dẫn tận tình về cách sử dụng máy chấm công vân tay bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Các dòng máy chấm công tại Nhật Thực đều là hàng chính hãng nên quý khách hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng và uy tín của sản phẩm.

Để được chúng tôi tư vấn với mức giá hấp dẫn nhất, xin quý khách vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NHẬT THỰC

Hotline: 0989.132.626 – 0946.79.81.83

Điện thoại: 02253.878.878

Email: nhatthuchp@gmail.com 

Website: https://nhatthuc.com.vn

Trụ Sở Chính: 100B Nguyễn Lương Bằng, Kiến An, Hải Phòng