Cách khắc phục khi quên chấm công vân tay lúc về hiệu quả

Quên chấm công vân tay lúc về là một tình huống mà nhiều nhân viên gặp phải trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Điều này sẽ gây ra nhiều bất lợi cho nhân viên và có thể ảnh hưởng đến quá trình tính lương hàng tháng. Vậy nhân viên cần làm gì để khắc phục tình trạng này? Hãy cùng Nhật Thực tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Những lý do khiến bạn quên không chấm công

Chấm công là một hoạt động quan trọng trong ngày mà nhân viên không thể bỏ qua bởi đây là cơ sở để tính lương hàng tháng. Tuy nhiên, có nhiều lý do khiến nhân viên quên mất việc chấm công lúc về, chẳng hạn như:

Lý do chủ quan

Đôi khi, nhân viên có thể quên chấm công lúc về do có những việc cá nhân xảy ra đột ngột, chẳng hạn như gia đình có việc gấp. Cũng có thể do nhân viên ra về theo thói quen hoặc mắc chứng hay quên nên thường bỏ qua hoạt động quan trọng này.

Lý do khách quan

Bên cạnh các yếu tố chủ quan, có những nguyên nhân khách quan có thể dẫn đến việc nhân viên quên chấm công bằng vân tay lúc về như máy chấm công bị lỗi nhận diện, bộ nhớ của thiết bị đầy nên không thể lưu trữ dữ liệu mới hoặc do đường truyền mạng của công ty không được ổn định.

Có nhiều lý do khiến nhân viên quên chấm công vân tay lúc về

Cách khắc phục việc quên chấm công vân tay lúc về 

Để khắc phục tình trạng quên thao tác trên máy chấm công vân tay lúc về, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau đây:

Tìm cách chấm công bù càng sớm càng tốt

Nếu nhà bạn ở gần công ty, hoặc bạn vừa mới ra về, hoặc còn dư dả thời gian thì hãy quay lại công ty chấm công càng sớm càng tốt. Cách làm này sẽ giải quyết được vấn đề ngay lập tức mà không gây phiền hà đến bất kỳ ai.

Hiểu rõ quy định về việc chấm công tính lương

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng đối với tình trạng quên chấm công của nhân viên. Vì vậy, bạn cần nắm rõ các quy định này để có hướng xử lý phù hợp.

Ví dụ, có một số công ty sẽ yêu cầu bạn làm đơn xác nhận quên chấm công kèm theo chữ ký của quản lý trong khoảng thời gian cho phép. Sau đó, gửi cho bộ phận hành chính nhân sự để được xét duyệt.
Đa số các công ty hiện nay chỉ cho phép nhân sự làm đơn xác nhận quên chấm công 1-2 lần/tháng. Nếu bạn quên nhiều hơn số lần quy định thì sẽ phải chịu mất ngày công và không được tính lương vào cuối tháng.

Ghi chú tại bàn làm việc

Để giải quyết triệt để tình trạng quên chấm công vân tay lúc về, tốt nhất bạn nên tự thiết lập cho bản thân các hình thức nhắc nhở. Một trong những cách đơn giản mà hiệu quả đó là sử dụng giấy note để ghi chú tại nơi làm việc. 

Bạn có thể dán giấy note ở những vị trí dễ thấy như: trên tường ngay trước mắt, góc màn hình máy tính cá nhân hoặc trên mặt laptop nếu sử dụng máy tính xách tay. Khi bạn hoàn thành công việc và gập máy lại, nhắc nhở trên giấy note sẽ ngay lập tức đập vào mắt và giúp bạn không quên chấm công đầy đủ hàng ngày.

Dán giấy note tại bàn làm việc để nhắc nhở chấm công

Tạo nhắc nhở chấm công trên điện thoại

Một cách tiếp theo giúp bạn khắc phục được tình trạng quên chấm công đó là đặt báo thức trên điện thoại. Tốt nhất, bạn nên đặt nhắc nhở chấm công nhiều hơn 1 lần để phòng tránh trường hợp bỏ qua thông báo do quá bận rộn hoặc đang trong một cuộc họp dang dở nào đó chẳng hạn.

Nhờ đồng nghiệp giúp đỡ

Khi bạn đã cố gắng nhắc nhở bản thân chấm công nhưng vẫn chưa làm được, hãy nhờ tới sự hỗ trợ của đồng nghiệp. Bạn có thể nhờ họ nhắc nhở bạn trước khi ra về hoặc rủ nhau cùng chấm công sau lúc tan làm. Điều này không chỉ giúp cả hai đảm bảo đủ ngày công làm việc mà còn tạo dựng mối quan hệ công sở vui vẻ, thân thiết.

Đặt máy chấm công ở vị trí dễ thấy

Nếu máy chấm công của công ty đặt ở một vị trí khó nhận thấy và cách xa cửa ra vào, hãy cùng đề xuất di chuyển thiết bị đến một vị trí thích hợp hơn. Tốt nhất, nên đặt máy chấm công ở bên tay phải khi bạn ra vào văn phòng, không gian xung quanh có màu sắc trung tính và không trùng với màu của máy chấm công.

Hoặc bạn cũng có thể thảo luận với đồng nghiệp trang trí xung quanh máy chấm công bằng những màu sắc nổi bật để thu hút sự chú ý của mọi người khi đi ngang qua.

Những bất lợi khi quên chấm công vân tay lúc về

Dù cho lý do quên chấm công lúc về là khách quan hay chủ quan thì cũng đều gây ra những bất lợi không đáng có cho người lao động và những bên liên quan.

Ảnh hưởng trực tiếp đến người quên chấm công

Khi quên chấm công vân tay lúc về và lúc đến, bạn có thể bị mất một ngày công dù đi làm đủ số giờ, và dĩ nhiên sẽ không nhận được lương của ngày đó. Thậm chí, bạn có thể bị xử phạt theo quy định của công ty và nhận được sự khiển trách từ quản lý. Nếu việc này diễn ra thường xuyên, bạn có thể bị đánh giá là một cá nhân thiếu kỷ luật và vô trách nhiệm.

Có nhiều trường hợp, quên chấm công sẽ không được tính lương

Ảnh hưởng đến quản lý

Nhân viên quên chấm công cũng gây nên những ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của người quản lý. Họ sẽ phải tốn nhiều thời gian và sức lực hơn để nhắc nhở nhân viên và chỉnh sửa số liệu chấm công sao cho phù hợp. Ngoài ra, người quản lý cũng sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt thời gian nhân viên đến và về, từ đó dẫn đến tình trạng khó kiểm soát và đánh giá nhân viên.

Ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Tình trạng nhân viên thường xuyên quên chấm công sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến nề nếp và văn hóa của doanh nghiệp. Nếu không được khắc phục kịp thời, nó có thể gây ra hiệu ứng dây chuyền và tạo thành một thói quen xấu cho những nhân viên khác bắt chước. Nếu nhân viên nào cũng hay quên chấm công thì vô hình trung sẽ tạo nên một tổ chức thiếu tính chuyên nghiệp.

Ngoài ra, tình trạng này cũng khiến doanh nghiệp bị tổn thất thời gian và nhân lực để khắc phục dữ liệu chấm công cho nhân viên đó, về lâu dài sẽ làm giảm năng suất làm việc chung của toàn doanh nghiệp.

Sử dụng các phần mềm chấm công online tiện lợi

Các phần mềm chấm công online là một giải pháp hiện đại được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng, nhất là khi nhân viên thường xuyên quên chấm công vân tay lúc về. Một số ứng dụng chấm công phổ biến có thể kể đến như:

CoffeeHR

CoffeeHR là phần mềm quản trị nhân sự dựa trên nền tảng Cloud cho phép tự động hóa quá trình chấm công của nhân viên. 

Những tính năng nổi bật của CoffeeHR:

• Chấm công tự động bằng nhiều hình thức khác nhau như GPS, Face ID và giúp nhân viên chấm công ở những vị trí ngoài văn phòng đã được cài đặt sẵn.

• Tích hợp với nhiều loại thiết bị chấm công trên thị trường.

• Thông báo email cho quản lý khi nhân viên đi muộn, về sớm hoặc quên chấm công.

Phần mềm chấm công CoffeeHR

Tanca

Tanca là phần mềm cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự 4.0 như chấm công, tính lương với dữ liệu theo thời gian thực. 

Những tính năng vượt trội của Tanca:

• Cung cấp đa dạng các giải pháp chấm công thông minh, chẳng hạn như: xác thực bằng mã QR, camera AI,...

• Quản lý ngày công của nhân viên dễ dàng với tính năng tạo ca, đổi ca, duyệt tăng ca.

• Theo dõi quá trình làm việc của nhân viên tại các địa điểm, khu vực ngoài văn phòng theo cài đặt trước đó.

• Xuất báo cáo theo giờ hoặc theo ngày, cho phép tính lương một cách nhanh chóng.

Phần mềm chấm công Tanca

HappyTime

HappyTime là phần mềm quản lý giúp tối ưu hóa quy trình chấm công và tổng hợp công truyền thống. Với HappyTime, quá trình chấm công được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, khắc phục tối đa tình trạng quên chấm công của nhân viên. 

Những tính năng tiêu biểu của HappyTime:

• Tích hợp đồng bộ dữ liệu với nhiều loại thiết bị chấm công trên thị trường như: máy chấm công, QR Code, GPS, FaceID,...

• Thông tin chấm công của nhân viên được cập nhật theo thời gian thực giúp đảm bảo tính minh bạch.

• Đưa ra cảnh báo cho nhân viên khi họ quên chấm công trong thời gian cho phép.

• Dễ dàng tạo ca hoặc phân ca làm việc mà không cần phải thao tác phức tạp.

Phần mềm chấm công HappyTime

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã biết được cách khắc phục hiệu quả nhất khi quên chấm công vân tay lúc về. Hẹn gặp lại bạn trong những bài viết tiếp theo tại website của Camera Nhật Thực nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NHẬT THỰC

Hotline: 0989.132.626 – 0946.79.81.83

Điện thoại: 02253.878.878

Email: nhatthuchp@gmail.com 

Website: https://nhatthuc.com.vn

Trụ Sở Chính: 100B Nguyễn Lương Bằng, Kiến An, Hải Phòng