Tiêu chuẩn kho bãi và bảo quản hàng hóa trong khu chế xuất | Nhật Thực

Doanh nghiệp chế xuất muốn được hưởng chính sách ưu đãi thuế cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hạ tầng, kho bãi và điều kiện giám sát của cơ quan hải quan. Trong đó, tiêu chuẩn kho bãi và bảo quản hàng hóa trong khu chế xuất (EPE) là một trong những nội dung được kiểm tra ngay từ khi thành lập và trong suốt quá trình hoạt động. Việc đầu tư đúng tiêu chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định mà còn hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật, tránh gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu.

Kho bãi của doanh nghiệp EPE bắt buộc phải nằm trong phần diện tích đất được cấp phép cho hoạt động chế xuất. Mọi khu vực lưu trữ hàng hóa nằm ngoài ranh giới này đều phải đăng ký và được cơ quan chức năng phê duyệt. Kho bãi của doanh nghiệp EPE phải có sự tách biệt hoàn toàn với khu vực bên ngoài. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thiết kế, bản vẽ mặt bằng và phương án bảo vệ an ninh khu vực này trước khi đưa vào vận hành chính thức.

Quy định về thiết lập kho bãi trong doanh nghiệp chế xuất (EPE)

Theo Luật Hải quan, Nghị định số 35/2022/NĐ-CP về quản lý khu công nghiệp và khu kinh tế cùng các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, doanh nghiệp chế xuất phải xây dựng hệ thống kho bãi bảo đảm điều kiện để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Kho bãi cần đáp ứng đồng thời các yêu cầu sau:

• Có ranh giới quản lý rõ ràng: Khu vực lưu giữ hàng hóa phải được ngăn cách với khu vực bên ngoài bằng hàng rào cứng hoặc tường bao nhằm kiểm soát người và phương tiện ra vào.

• Đảm bảo điều kiện giám sát: Cơ quan hải quan phải có khả năng quan sát, kiểm tra và truy xuất thông tin hàng hóa trong toàn bộ quá trình lưu giữ.

• Bố trí khu vực lưu kho hợp lý: Hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu, nguyên vật liệu, thành phẩm, phế liệu và phế phẩm nên được bố trí riêng để thuận tiện quản lý và kiểm kê.

• Phù hợp với quy mô hoạt động: Diện tích kho cần đáp ứng nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng lưu giữ hàng hóa ngoài khu vực đã đăng ký.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải duy trì đầy đủ điều kiện kiểm tra trong suốt quá trình hoạt động. Nếu thay đổi vị trí kho hoặc mở rộng khu vực lưu giữ hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục theo quy định trước khi đưa vào sử dụng.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung đầu tư dây chuyền sản xuất mà chưa chú trọng hạ tầng kho bãi. Điều này dẫn đến việc phải cải tạo lại sau khi cơ quan hải quan kiểm tra, làm phát sinh chi phí và ảnh hưởng việc sản xuất kinh doanh.

Tiêu chuẩn kỹ thuật về ngăn cách và hệ thống tường rào bao quanh kho bãi

Để đáp ứng yêu cầu giám sát của cơ quan hải quan, doanh nghiệp chế xuất phải xây dựng khu vực kho bãi có ranh giới độc lập với bên ngoài. Đây là điều kiện quan trọng nhằm kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, hạn chế thất thoát và ngăn ngừa việc đưa hàng hóa ra vào không đúng quy định.

Doanh nghiệp cần lưu ý những quy chuẩn kỹ thuật cụ thể sau:

• Tường rào kiên cố: Độ cao tối thiểu của tường bao phải đạt từ 2,5 mét trở lên nhằm đảm bảo an ninh tuyệt đối cho khu vực lưu trữ.

• Cổng ra vào chuyên dụng: Khu vực cổng phải trang bị hệ thống kiểm soát đóng mở tự động và có chốt bảo vệ túc trực liên tục.

• Hệ thống chiếu sáng: Đèn chiếu sáng phải bao phủ toàn bộ trục đường tường rào vào ban đêm để loại bỏ các góc tối.

• Khoảng cách an toàn hành lang: Khu vực xung quanh tường rào phải thông thoáng, không bố trí vật cản làm che khuất tầm nhìn của camera.

• Phân chia khu vực chức năng: Kho nguyên liệu, kho thành phẩm, khu vực tập kết hàng hóa, khu vực lưu giữ phế liệu và phế phẩm nên được bố trí riêng để thuận tiện quản lý.

• Bố trí giao thông nội bộ hợp lý: Xe container và xe tải cần có lộ trình di chuyển rõ ràng, hạn chế giao cắt với khu vực sản xuất nhằm bảo đảm an toàn và thuận tiện kiểm soát.

Xem thêm: Quy định về tường rào và cổng ra vào Khu phi thuế quan (DNCX) theo Nghị định 18

Quy định về lắp đặt hệ thống camera giám sát tại kho bãi đạt chuẩn Hải quan

Hệ thống camera giám sát là một trong những hạng mục bắt buộc đối với doanh nghiệp chế xuất. Không chỉ phục vụ công tác quản lý nội bộ, camera còn là công cụ để cơ quan hải quan thực hiện giám sát từ xa theo quy định.

Theo Quyết định số 247/QĐ-TCHQ, dữ liệu camera của doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ và khai thác khi cơ quan hải quan có nhu cầu kiểm tra.

Để đáp ứng yêu cầu này, doanh nghiệp cần lưu ý các tiêu chuẩn sau.

• Vị trí lắp đặt bắt buộc: Camera phải bao phủ toàn bộ cổng/cửa ra vào, khu vực lưu giữ hàng hóa và khu vực tiêu hủy phế liệu, phế phẩm nếu có. Hệ thống phải soi rõ biển số xe và số container.

• Tiêu chuẩn kỹ thuật thiết bị: Độ phân giải tối thiểu của camera phải đạt Full HD (1080p) mang lại hình ảnh sắc nét. Thiết bị phải hoạt động ổn định 24/.

• Kết nối dữ liệu trực tuyến: Truyền tín hiệu trực tuyến ổn định về Chi cục Hải quan Thái Nguyên hoặc cơ quan quản lý trực tiếp. Hệ thống phần mềm phải cho phép cán bộ hải quan truy cập kiểm tra từ xa và giám sát thực tế tại hiện trường bất cứ lúc nào.

• Thời gian lưu trữ dữ liệu: Video nguyên trạng phải được lưu giữ ít nhất 12 tháng. Dữ liệu lưu trữ phải được bảo mật và sẵn sàng kết xuất phục vụ công tác hậu kiểm của Cục Hải quan tỉnh khi có yêu cầu.

• Quy trình xử lý sự cố: Thông báo ngay cho đơn vị hải quan quản lý khi phát hiện mất tín hiệu camera. Doanh nghiệp cần phối hợp với công ty lắp đặt camera để có phương án khắc phục thần tốc, không làm gián đoạn luồng giám sát pháp lý đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Việc đầu tư hệ thống camera đạt chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nâng cấp về sau, đồng thời tạo thuận lợi khi thực hiện thủ tục hải quan.

Xem thêm: Hướng dẫn toàn diện về điều kiện giám sát hải quan đối với Doanh nghiệp Chế xuất 

Tiêu chuẩn bảo quản hàng hóa và quản lý nhập - xuất - tồn trong khu chế xuất

Bên cạnh yêu cầu về hạ tầng, doanh nghiệp chế xuất cần xây dựng quy trình quản lý hàng hóa khoa học để bảo đảm tính chính xác trong hoạt động xuất nhập khẩu. Mọi biến động về nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm đều phải được theo dõi đầy đủ, phục vụ công tác đối chiếu khi cơ quan hải quan kiểm tra.

Việc quản lý hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát mà còn nâng cao khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa.

Các nguyên tắc bảo quản hàng hóa

Doanh nghiệp nên áp dụng các nguyên tắc sau:

• Phân loại hàng hóa: Tách riêng nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng chờ xuất khẩu, hàng nhập khẩu và phế liệu.

• Bố trí theo mã hàng: Mỗi khu vực lưu giữ cần có mã nhận diện rõ ràng.

• Kiểm soát điều kiện bảo quản: Duy trì nhiệt độ, độ ẩm hoặc điều kiện đặc biệt theo đặc tính của từng loại hàng.

• Thực hiện kiểm kê định kỳ: Đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trên hệ thống để phát hiện sai lệch.

Quản lý nhập - xuất - tồn

Để đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình thống nhất từ khi hàng vào kho đến khi xuất kho.

Quy trình thường gồm:

• Tiếp nhận hàng: Kiểm tra chứng từ và tình trạng hàng hóa.

• Nhập kho: Cập nhật đầy đủ thông tin lên phần mềm quản lý.

• Lưu kho: Theo dõi vị trí lưu giữ và thời gian tồn kho.

• Xuất kho: Đối chiếu chứng từ trước khi xuất hàng.

• Lưu hồ sơ: Lưu trữ dữ liệu để phục vụ thanh tra, kiểm tra khi cần.

Hệ thống quản lý nhập - xuất - tồn phải tuân thủ nguyên tắc minh bạch và chính xác theo thời gian thực. Doanh nghiệp cần áp dụng các phần mềm quản lý kho chuyên dụng có khả năng tích hợp mã vạch hoặc công nghệ RFID. Mọi biến động về số lượng hàng hóa nhập kho hoặc xuất kho đều phải ghi nhận bằng chứng từ điện tử hợp lệ.

Quy định về việc thuê kho ngoài và lưu giữ hàng hóa bên ngoài doanh nghiệp chế xuất

Theo Công văn số 958/TCHQ-GSQL năm 2024, Tổng cục Hải quan đã chấp thuận cho một doanh nghiệp chế xuất thuê kho ngoài sau khi đánh giá nhu cầu thực tế và xác nhận kho dự kiến thuê đáp ứng các điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan. Điều này cho thấy việc thuê kho ngoài không được áp dụng tự động mà phải dựa trên hồ sơ, hiện trạng kho và ý kiến của cơ quan hải quan quản lý

Trước khi đưa kho ngoài vào sử dụng, doanh nghiệp cần lưu ý các yêu cầu sau:

• Có nhu cầu thực tế: Việc thuê kho phải phục vụ hoạt động lưu giữ nguyên liệu, vật tư hoặc thành phẩm của doanh nghiệp chế xuất.

• Đáp ứng điều kiện giám sát hải quan: Kho ngoài phải bảo đảm cơ quan hải quan có thể kiểm tra, giám sát hàng hóa theo quy định của Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn.

• Thông báo với cơ quan đăng ký đầu tư: Theo Nghị định số 35/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thông báo việc bố trí kho ngoài khu chế xuất đến cơ quan đăng ký đầu tư để cập nhật thông tin quản lý.

• Quản lý riêng hàng hóa: Toàn bộ nguyên liệu, vật tư và thành phẩm lưu giữ tại kho ngoài phải được theo dõi đầy đủ trên hệ thống quản lý nhập - xuất - tồn, bảo đảm khả năng đối chiếu khi cơ quan chức năng kiểm tra.

• Lưu giữ hồ sơ đầy đủ: Chứng từ liên quan đến việc vận chuyển và lưu kho phải được lưu trữ theo quy định để phục vụ công tác thanh tra, hậu kiểm.

Những rủi ro và chế tài xử phạt khi kho bãi không đáp ứng điều kiện giám sát

Kho bãi không đáp ứng điều kiện giám sát không chỉ ảnh hưởng đến quá trình vận hành mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Trong quá trình kiểm tra, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp khắc phục hoặc xử lý theo quy định nếu phát hiện vi phạm.

Một số rủi ro thường gặp gồm:

• Hệ thống camera không đạt yêu cầu: Camera không bao quát đầy đủ vị trí bắt buộc, hình ảnh mờ hoặc không truyền dữ liệu ổn định.

• Kho bãi không có ranh giới rõ ràng: Tường rào, cổng kiểm soát hoặc khu vực lưu giữ hàng hóa không đáp ứng yêu cầu giám sát.

• Quản lý hàng hóa thiếu chính xác: Chênh lệch số liệu nhập - xuất - tồn hoặc không truy xuất được lịch sử lưu kho.

• Không thông báo kho ngoài: Doanh nghiệp sử dụng kho ngoài nhưng chưa thực hiện thủ tục theo quy định.

• Gián đoạn hệ thống giám sát: Camera mất tín hiệu trong thời gian dài nhưng không thông báo cho cơ quan hải quan.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ toàn bộ hạ tầng kho bãi, hệ thống camera và quy trình quản lý hàng hóa. Việc chủ động rà soát sẽ giúp phát hiện sớm các điểm chưa phù hợp và khắc phục trước khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.

Nhật Thực - Đơn vị tư vấn và lắp đặt hệ thống an ninh kho bãi đạt chuẩn cho doanh nghiệp chế xuất

Đầu tư hạ tầng kho bãi đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chế xuất tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, để hệ thống đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan hải quan, doanh nghiệp cần có giải pháp đồng bộ từ khâu khảo sát, thiết kế đến thi công và vận hành.

Công Ty Nhật Thực là doanh nghiệp chuyên tư vấn và triển khai hệ thống an ninh, giám sát cho nhà máy, kho bãi và doanh nghiệp chế xuất. Với kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án trong lĩnh vực công nghiệp, Nhật Thực mang đến giải pháp phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp.

Các hạng mục Công Ty Nhật Thực cung cấp gồm:

• Tư vấn giải pháp: Khảo sát hiện trạng và đề xuất phương án đáp ứng yêu cầu giám sát của cơ quan hải quan.

• Thiết kế hệ thống: Bố trí camera, mạng truyền dẫn và hệ thống lưu trữ dữ liệu phù hợp với mặt bằng thực tế.

• Lắp đặt thiết bị: Triển khai hệ thống camera hải quan Full HD, thiết bị lưu trữ và hạ tầng mạng bảo đảm hoạt động ổn định.

• Kết nối dữ liệu: Hỗ trợ cấu hình hệ thống để đáp ứng yêu cầu chia sẻ dữ liệu với cơ quan hải quan theo quy định.

• Bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật: Kiểm tra định kỳ, xử lý sự cố nhanh chóng nhằm duy trì hệ thống hoạt động liên tục 24/7.

Không chỉ cung cấp thiết bị, Công Ty Nhật Thực còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình hoàn thiện hạ tầng, giúp giảm thời gian chỉnh sửa và hạn chế phát sinh chi phí khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Việc xây dựng và vận hành kho bãi đạt chuẩn tại các doanh nghiệp EPE là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thông suốt. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định pháp luật mới nhất và đầu tư đồng bộ cho hệ thống giám sát an ninh. Hãy liên hệ với Công Ty Nhật Thực ngay hôm nay để nhận giải pháp tư vấn lắp đặt hệ thống camera kho bãi đạt chuẩn Hải quan nhanh chóng và hiệu quả nhất